Die Vorteile von Online-Buchungssystemen: So optimierst du die Workflows in deinem Tour- und Aktivitätsunternehmen

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Einleitung

Zweifellos ist der spannendste Aspekt der digitalen Wende die Demokratisierung von Informationen. Ich gebe dir ein Beispiel: Wahrscheinlich hast du nicht das gleiche Marketingbudget wie Expedia oder Booking.com, aber du hast Zugang zu genau denselben Tools, die diese Unternehmen für ihre Werbekampagnen nutzen. Wenn du dein Geschäft wirklich ausbauen willst, ist dein einziges Limit, wie viel harte Arbeit du in dein Unternehmen hineinstecken willst. Andererseits muss man sich darüber im Klaren sein, dass jeder deiner Konkurrent:innen die gleichen Ressourcen nutzen kann, die dir im Internet zur Verfügung stehen. Heutzutage reicht es also nicht mehr aus, einfach nur die besten Strategien zu kennen, um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen.

Um dich von anderen abzugrenzen, musst du effizient sein und die neuesten Trends und Innovationen im Auge behalten. Ganz besonders wichtig ist es für Profis in der Reisebranche, die Effizienz deiner Workflows zu maximieren. Schließlich geht es in erster Linie darum, deinen Kund:innen das bestmögliche Erlebnis zu bieten und gleichzeitig deine Ressourcen, Kosten und Gewinne im Griff zu haben. Darüber hinaus musst du mit mehreren Aufgaben gleichzeitig jonglieren, von der Planung deiner Touren und Aktivitäten bis zur Abwicklung von Rechnungen, von der Unterstützung deiner Kund:innen bis zur Pflege deiner Webseite. Bei so viel Arbeit kann es wie eine unmögliche Herausforderung aussehen, deine Arbeitsabläufe zu straffen und gleichzeitig deine Kund:innen zufriedenzustellen. Glücklicherweise gibt es eine einfache Lösung für dieses Problem: die Verwendung eines Buchungssystems. An dieser Stelle fragst du dich wahrscheinlich, was die Vorteile von Online-Buchungssystemen sind und wie sie deine Workflows optimieren können. In den folgenden Abschnitten werden wir all deine Fragen zu diesem Thema ausführlich beantworten.

Was ist ein Online-Buchungssystem, und was sind seine Vorteile?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei einem Buchungssystem um eine Software, mit der man online Buchungen tätigen kann.

Modernere Buchungslösungen umfassen in der Regel ein komplettes Paket von Tools, die du bei der Verwaltung aller Aspekte deines Unternehmens benötigst. Regiondo zum Beispiel – Europas führende Buchungssoftware für Reiseveranstaltende und Anbietende von Aktivitäten – umfasst:

… und noch viel mehr!

Dank der vielen Tools, die dir zur Verfügung stehen, kannst du die Vorteile von Online-Buchungssystemen leicht nachvollziehen und sehen, wie damit viele Reiseveranstalter:innen ihren Betrieb optimieren können.

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Die Vorteile von Online-Buchungssystemen

Dein Unternehmen ist rund um die Uhr geöffnet

Einer der Hauptvorteile von Online-Buchungssystemen ist, dass man damit rund um die Uhr Reservierungen annehmen kann. Deine Kund:innen können also jederzeit und überall deine Touren und Aktivitäten buchen, ohne dass du etwas dafür tun musst. Sozusagen läuft dein Unternehmen automatisch! Die wichtigsten Vorteile sind:

  • Das manuelle Annehmen von Reservierungen per Telefon, E-Mail oder vor Ort ist ein großer Zeitfresser. Mit Online-Buchungen kannst du viel Energie sparen und dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, wie etwa die Durchführung deiner Touren und die Betreuung deiner Kundschaft. Das ist umso nützlicher, wenn du zu wenige Mitarbeiter:innen hast und es dir nicht leisten kannst, neues Personal einzustellen.
  • Im digitalen Zeitalter möchten immer mehr Kund:innen bequem online buchen und eine sofortige Bestätigung ihrer Buchung erhalten, ohne auf eine E-Mail warten oder Zeit am Telefon verschwenden zu müssen. Laut aktuellen Statistiken bevorzugen 83 % der Gen-Z und der Millennials (zwischen 1981 und 1996 bzw. 1997 und 2009 Geborene) Reiseunternehmen, bei denen sie online buchen können.
  • Du wirst viel mehr Buchungen erhalten! In den letzten 12 Monaten haben über 5000 Tour- und Aktivtätsanbietende, die Regiondo benutzen, fast 40 % ihrer Buchungen online zwischen 18:00 und 09:00 Uhr erhalten – außerhalb ihrer regulären Öffnungszeiten. Buchungen entgegennehmen zu können, wenn du geschlossen hast, ist besonders wichtig, wenn du Kund:innen aus anderen Zeitzonen für dich gewinnen willst, zum Beispiel aus den Vereinigten Staaten oder aus der asiatisch-pazifischen Gegend.

Schlussendlich ist das Entgegennehmen von Buchungen online eine Win-win-Situation für alle beteiligten Personen. Du musst keine Zeit mehr beim Durchführen von Aufgaben verschwenden, die automatisiert werden können, und deine Kund:innen haben ein besseres Erlebnis.

Automatisiere deine Buchungsvorgänge

Im letzten Abschnitt haben wir besprochen, wie du durch das Entgegennehmen von Online-Reservierungen wertvolle Zeit sparen kannst, aber das ist nicht der einzige Vorteil! Manuelle Aufgaben wie das Entgegennehmen von Telefonanrufen, die Beantwortung von E-Mails und die Verwaltung von Buchungen in einer Tabelle (oder noch schlimmer: auf einem Notizblock) bergen die Gefahr menschlicher Fehler, die zu unzufriedenen Kund:innen und Umsatzeinbußen führen können. Im Geschäftsleben kann selbst der kleinste Fehler verheerende Auswirkungen auf die Bilanz haben: Man denke nur daran, was passieren kann, wenn man bei der Bearbeitung von Zahlungen oder Quittungen einen Fehler macht. Die gute Nachricht ist, dass Online-Buchungslösungen wie Regiondo speziell dafür entwickelt wurden, diese Abläufe auf zuverlässige und effektive Weise zu automatisieren, damit du dein Unternehmen in aller Ruhe führen kannst.

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Einfachere Verwaltung deines Kalenders

Wie du weißt, ist die korrekte Erfassung der eingegangenen Reservierungen und die Abwicklung der Zahlungen nur ein kleiner Teil der Arbeit. Vielmehr muss die Planung sorgfältig auf die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter:innen und den Bestand an Ausrüstung abgestimmt werden, z. B. die Anzahl der Segways für eine Segway-Tour. Die Verwaltung des Kalenders kann eine Herausforderung für Reiseveranstalter:innen sein, insbesondere für Unternehmen, die Erlebnisse mit unterschiedlichen Zeitplänen, Kapazitäten und Standorten anbieten. Und was passiert, wenn eine bestimmte Aktivität storniert wird oder neu organisiert werden muss? Natürlich musst du den Kalender entsprechend überarbeiten!

Es versteht sich von selbst, dass bei manueller Durchführung dieser Aufgabe leicht ein Fehler unterlaufen kann, der zu Über- oder Doppelbuchungen führt, was wiederum Unzufriedenheit der Kundschaft, Beschwerden und Rückerstattungen zur Folge hat. Außerdem ist die automatische Aktualisierung deiner Verfügbarkeiten erforderlich, um bei OTAs und Resellern angezeigt zu werden, was für eine bessere Sichtbarkeit im Internet unabdingbar ist.

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Verbesserung der Kommunikation mit Kund:innen

Die Kommunikation mit den Kund:innen ist eine weitere Aufgabe, die viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Dabei ist das Gespräch mit den Kund:innen, um ihre Buchungen zu registrieren, nur der Anfang! Darüber hinaus muss man:

  • Ihnen alle Informationen zusenden, die sie benötigen, um deine Aktivität zu genießen,
  • Sie an ihre Buchung erinnern, damit sie es nicht vergessen,
  • Die Kundschaft dazu auffordern, eine Bewertung über ihr Erlebnis auf deiner Tour zu schreiben.

Dies sind nur einige Beispiele, die mir in den Sinn kamen: Je nach den Besonderheiten deines Unternehmens gibt es wahrscheinlich viele andere Nachrichten, die du an deine Kund:innen senden musst. Wenn man dies manuell macht, muss das Team jeden Tag Dutzende von E-Mails verschicken und unzählige Telefonanrufe tätigen, anstatt etwas Produktiveres zu tun. Mit einer Software wie Regiondo kannst du diesen Arbeitsablauf optimieren, da du Vorlagen für Buchungsbestätigungen, Stornierungen und Bewertungsanfragen erstellen kannst, die automatisch an deine Kund:innen gesendet werden, basierend auf dem Datum ihrer Buchung.

Die Kund:innen besser verstehen

Es ist unabdingbar, deine Kundschaft zu verstehen, wenn du ein erfolgreiches Tour- oder Aktivitätsunternehmen führen willst. Man sollte wissen, wer diese Kund:innen sind, was sie wollen und wie sie sich verhalten. Außerdem möchte man das Feedback der Kund:innen einholen und es zur Verbesserung des eigenen Vorgehens und der Marketingaktivitäten nutzen. Das Sammeln und Analysieren von Daten der Kundschaft kann jedoch schwierig sein, insbesondere wenn du dich auf manuelle Methoden wie Umfragen, Formulare oder E-Mails verlässt. Unter Umständen bekommst du nicht genügend Antworten, oder die Antworten sind ungenau.

Ein Buchungssystem kann Verkaufsdaten tracken und speichern, wodurch du Berichte und Analysen erhältst, mit denen du deine Kund:innen besser verstehen kannst. Das System wird Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und gekaufte Produkte abspeichern. Mit solchen Informationen kann dann dein Buchungssystem zum Beispiel analysieren, welcher Reseller dir am meisten beim Verkauf von Tickets hilft. Du kannst diese Statistiken nutzen, um dein Angebot zu verbessern, indem du zum Beispiel deine Touren und Aktivitäten auf die Bedürfnisse und Wünsche deiner Kundschaft abstimmst. Obendrein kannst du damit deine Marketingstrategie verfeinern, zum Beispiel durch gezielte Kampagnen oder den Einsatz von Bewertungen und Testimonials, die dein Unternehmen bewerben.

Vernetze deine Software-Tools

Als Tour- oder Aktivitätsanbieter:in nutzt du wahrscheinlich eine Vielzahl von Software-Tools, um dein Unternehmen zu führen, z. B. CRM-, Buchhaltungs-, Marketing- oder Kommunikationsprogramme. Die Verwendung mehrerer Anwendungen kann jedoch ineffizient sein, vor allem, wenn sie nicht miteinander verknüpft sind. Möglicherweise musst du die gleichen Informationen mehrmals eingeben oder zwischen verschiedenen Plattformen und Schnittstellen wechseln, um eine einzige Aufgabe zu erledigen. Unter Umständen gibt es auch Kompatibilitätsprobleme, widersprüchliche Daten oder Sicherheitsrisiken.

Eine Buchungssoftware dient als zentraler Knotenpunkt für dein Unternehmen, indem sie eine Brücke zu den anderen von dir verwendeten Programmen schlägt. So lässt sich die Software beispielsweise mit deinem Lieblings-E-Mail-Marketingdienst verbinden, um Newsletter an deine Kund:innen zu versenden. Außerdem ist der Channel Manager von Regiondo mit über 200 OTAs und Resellern verbunden, sodass du alle deine Angebote automatisch von einem Ort aus verwalten und deine Verfügbarkeit in Echtzeit updaten kannst. Regiondo unterstützt auch Google Things To Do, was es dir ermöglicht, deine Angebote kostenlos in der beliebten Suchmaschine zu veröffentlichen!

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Wie die Vorteile von Online-Buchungssystemen genutzt werden können

Im digitalen Zeitalter sind Online-Buchungssysteme zu einem unentbehrlichen Tool für Tour- und Aktivitätsanbietende geworden. Diese Programme bieten eine Vielzahl von Vorteilen, wie etwa das Optimieren von Arbeitsabläufen, das Automatisieren von Buchungsvorgängen, das Vereinfachen des Kalender-Managements, verbesserte Kommunikation mit Kund:innen, das Erstellen von wertvollen Vertriebsstatistiken und die reibungslose Vernetzung mit anderen Software-Tools. Durch den Einsatz von Online-Buchungssystemen wie Regiondo können Reiseanbietende Zeit sparen, das Risiko menschlicher Fehler verringern, ihre Umsätze steigern und letztlich ein besseres Erlebnis der Kundschaft bieten. Dank der Verwendung dieser Systeme bleiben Unternehmen nicht nur in der sich ständig weiterentwickelnden digitalen Landschaft wettbewerbsfähig, sondern können sich auch auf die wichtigsten Bereiche ihres Betriebs konzentrieren. Um mehr über Regiondo zu erfahren, vereinbare einfach eine kostenlose Demo mit unserem Expertenteam.

 

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