In Zeiten der Pandemie des neuartigen Coronavirus stehen Unternehmer vor vielseitigen neuen Herausforderungen. Es kann schwierig sein zu entscheiden, was jetzt für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist.
Wir von Regiondo möchten unseren Partnern unterstützend zur Seite stehen, indem wir unser Fachwissen mit Ihnen teilen und vielleicht den einen oder anderen Tipp bieten können.
In diesem Artikel untersuchen wir, über welche rechtlichen Themen Sie in Zeiten der COVID-19-Pandemie auf dem neuesten Stand sein sollten, damit Sie Ihr Unternehmen schützen können. Im zweiten Teil dieses Artikels bieten wir Tipps zum Themenschwerpunkt Personalabteilung.
Themenschwerpunkt: Rechtliche Herausforderungen für Unternehmen in der Corona-Krise
Arbeitsrechtliche Herausforderungen für den Arbeitgeber
Arbeitsrechtlich gesehen gibt es einige Schwerpunkte, die Sie im Auge behalten und über welche Sie gut informiert sein sollten.
Home-Office
Viele Unternehmen mussten ihre Büros zurücklassen, um Mitarbeiter und damit den Erfolg des Unternehmens zu schützen. Das Home-Office, oder das Arbeiten von Zuhause mit Videokonferenzen, ist in diesen Tagen gängig und oftmals unerlässlich. Bedenken Sie, dass Arbeitnehmer kein grundsätzliches Recht auf ein Home-Office haben – auch nicht während Pandemien und Ausgangssperren (die nicht für Arbeitswege gelten). Das heißt, dass die Entscheidung, ob Ihre Arbeitnehmer von Zuhause aus arbeiten können, ganz bei Ihnen als Arbeitgeber liegt.
Auf der anderen Seite müssen Sie jedoch bedenken, dass Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber Schutzpflichten haben, wie etwa der Schutz vor Infektionen und gefährlichen Krankheiten. Ist ein Angestellter nachweislich mit COVID-19 infiziert, haben die Kollegen der gleichen Abteilung ein Leistungsverweigerungsrecht, wenn ihr Arbeitgeber keine Schutzmaßnahmen (z.B. Home-Office) trifft.
Des Weiteren müssen Sie den Datenschutz Ihres Unternehmens in einem neuen Licht betrachten. Trotz Ausnahmezustand müssen gesetzliche Anforderungen zum Schutz von betrieblichen Informationen eingehalten werden. Um zu regeln, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen Ihre Mitarbeiter im Home-Office zu ergreifen haben, müssen Sie mit diesen Mitarbeitern eine Datenschutzvereinbarung eingehen. Mehr zum Thema Datenschutz in Zeiten des Coronavirus finden Sie in diesem Artikel.
Kurzarbeitergeld (KUG)
Kurzarbeitergeld ist ein Instrument der Arbeitsmarktpolitik, um bei vorübergehendem Arbeitsausfall die Weiterbeschäftigung der Arbeitnehmer zu ermöglichen und Entlassungen zu verhindern. Vorteile des Kurzarbeitergeldes sind das Erhalten von Arbeitsplätzen und der Funktions- und Konkurrenzfähigkeit Ihres Unternehmens. Ein kurzfristiges Umstellen auf „Vollarbeit“ ist auch möglich.
Arbeitsrechtliche Voraussetzungen für KUG
Kurzarbeit ist ein Eingriff in das bestehende Arbeitsverhältnis und muss daher arbeitsrechtlich zulässig eingeführt werden. Das heißt, dass Sie eine einzelvertragliche Vereinbarung mit den Arbeitnehmern sowie eine Betriebsvereinbarung eingehen müssen. Auch eine Kurzarbeitsklausel im Arbeitsvertrag ist notwendig. Wenn es im Arbeitsvertrag keine solche Kurzarbeitsklauseln gibt oder sollte der Arbeitnehmer nicht mit den Vereinbarungen einverstanden sein, könnten Sie eine Änderungskündigung in Betracht ziehen.
Sollten Sie als Unternehmer die bestehenden Vorschriften zur Einführung von Kurzarbeit missachten, besteht gemäß §615 BGB (Vergütung bei Annahmeverzug) ein Anspruch auf Arbeitsentgelt seitens des Arbeitnehmers.
Anspruchsvoraussetzungen für KUG
Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben einen Anspruch auf Kurzarbeitergeld, wenn ein erheblicher Arbeits- und Entgeltausfall vorliegt. Dieser Ausfall muss auf wirtschaftlichen Gründen (Konjunkturschwankungen, Mangel an Betriebs- und Werkstoffen, betriebliche Strukturveränderungen) oder einem unabwendbaren Ereignis (welches unter den gegebenen Umständen und auch durch äußerste Sorgfalt weder abzuwehren noch in seinen schädlichen Folgen zu begrenzen ist) beruhen.
Außerdem muss dieser Arbeitsausfall vorübergehend (hohe Wahrscheinlichkeit für baldige Vollarbeit) und nicht vermeidbar sein (Ausfall kann nicht durch Gewährung von bezahltem Erholungsurlaub ganz oder teilweise verhindert werden). Ab dem 01.04.2020 gilt auch, dass mindestens ⅓ der Belegschaft vom Arbeitsausfall betroffen sein muss. Es empfiehlt sich daher, das Arbeitsvolumen aufmerksam zu überwachen.
Betriebliche Anforderungen sind dann erfüllt, wenn mindestens ein Arbeitnehmer zeitweise beschäftigt ist. Im Sinne der Vorschriften über das KUG wird auch eine Betriebsabteilung als Betrieb betrachtet (eigene Leitung, eigener arbeitstechnischer Zweck, eigene Arbeitsmittel, geschlossene Arbeitsgruppe, räumliche Trennung vom übrigen Betrieb).
Persönliche Anforderungen sind erfüllt, wenn der Arbeitnehmer nach Beginn des Arbeitsausfalls eine versicherungspflichtige Beschäftigung fortsetzt, aus zwingenden Gründen aufnimmt oder im Anschluss an eine abgeschlossene Ausbildung aufnimmt. Der Arbeitnehmer kann nicht vom Kurzarbeitergeld ausgeschlossen und das Arbeitsverhältnis darf nicht gekündigt oder durch einen Aufhebungsvertrag aufgelöst werden.
Der Arbeitsausfall muss in Schriftform bei der Bundesagentur für Arbeit angezeigt werden. Die Schriftform kann dabei ein Fax oder eine eingescannte sowie unterschriebene und per E-Mail versandte Anzeige sein. Erst ab diesem Monat wird dann das Kurzarbeitergeld gewährt.
Höhe des Kurzarbeitergeldes
Die Höhe des KUG kann entweder 67% oder 60% der Nettoentgeltdifferenz für Arbeitnehmer betragen. Ersteres ist der Fall, wenn der Arbeitnehmer mindestens ein Kind hat oder dessen Partner (Ehegatte, Lebenspartner) mindestens ein Kind hat (gemäß iSd §32 I 3-5 EStG). Letzteres ist für alle anderen Arbeitnehmer der Fall.
Neue Regelungen ab 01.04.2020
Angesichts der Pandemie der Krankheit Covid-19 wurden einige Neuerungen bezüglich des KUG eingeführt. Nun kann KUG bereits bei einem Arbeitsausfall von mindestens 10% der Betriebsmitarbeiter angefordert werden (bisher galt ein Drittel). Außerdem gibt es auch KUG für Leiharbeiter und es müssen keine Sozialversicherungsbeiträge auf das Kurzarbeitergeld gezahlt werden. Eine weitere Erleichterung für Unternehmen besteht darin, dass der Arbeitsausfall nicht mehr vor dem KUG-Antrag durch den Abbau von Plusstunden auf einem Arbeitszeitkonto kompensiert werden muss.
Sollten Sie mehr Informationen über das KUG benötigen, können Sie diese im Merkblatt der Agentur für Arbeit finden.
Datenschutz Beschäftigter
Als Arbeitgeber müssen Sie natürlich genau beobachten und festhalten, welcher Ihrer Mitarbeiter an Covid-19 erkrankt ist. Jedoch unterliegen Gesundheitsdaten gemäß Artikel 9 DSGVO einem besonderen Schutz, was deren Verarbeitung grundsätzlich nur restriktiv erlaubt. Allerdings gibt es mit Hinblick auf die Pandemie besondere datenschutzrechtlich legitimierte Maßnahmen zur Eindämmung der Verbreitung des neuartigen Coronavirus. Die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogene Daten durch den Arbeitgeber zum Zweck der Feststellung einer Infektion ist legitimiert. Diese Daten können über Mitarbeiter und Gäste erhoben werden, um herauszufinden, ob diese Kontakt mit einer nachweislich infizierten Person hatten oder sich in einem vom RKI eingestuften Risikogebiet aufgehalten haben.
Zu bedenken ist, dass die Offenlegung personenbezogener Daten von (möglicherweise) infizierten Personen nur dann rechtmäßig ist, wenn Vorsorgemaßnahmen für Kontaktpersonen dies erfordern. Alles in allem müssen Sie all diese Aspekte umfassend abwägen und einer sorgfältigen rechtlichen Prüfung unterziehen, um im DSGVO vorgesehene Bußgelder zu vermeiden.
Vertragsrechtliche Fragen
Vertrag ist Vertrag – gilt das auch in Zeiten von Covid-19?
Wie steht es mit Kündigungen und Rücktritten vom Arbeitsvertrag wegen Corona? Ein „generelles“ Kündigungs- oder Rücktrittsrecht gibt es trotz der Pandemie nicht, vertraglich geregelte Kündigungs- oder Rücktrittsmöglichkeiten bleiben unberührt. Jedoch muss abgewägt werden, mit Hinblick auf die Umstände und Interessen aller Parteien, ob neben den vertraglichen Regelungen andere Kündigungs- oder Rücktrittsmöglichkeiten bestehen. Generell gilt als gesetzlicher Grundsatz: Ist die geschuldete Leistung für den Schuldner oder für jedermann unmöglich, ist der Anspruch auf die Leistung ausgeschlossen (§275 I BGB).
Basierend auf dieser Klausel entfällt auch die Gegenleistungspflicht des Vertragspartners, laut §326 I BGB. All diese Regelungen müssen im Licht des jeweiligen Einzelfalls untersucht werden.
Ist der Coronavirus eine höhere Gewalt?
Eine höhere Gewalt kann vertragsrechtliche Folgen für Ihr Unternehmen haben. Der Bundesgesetzhof definiert eine höhere Gewalt wie folgt:
„Ein von außen kommendes, keinen betrieblichen Zusammenhang aufweisendes, auch durch äußerste vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht abwendbares Ereignis, wie z.B. Krieg, Naturkatastrophen, Epidemien.“
Ein starkes Indiz für das Vorliegen einer höheren Gewalt sind behördliche Maßnahmen und Warnungen. Denkbare Rechtsfolgen beim Vorliegen einer höheren Gewalt könnten sein:
- Alle Parteien könnten von ihren Hauptleistungspflichten befreit werden (mit Hinblick auf die Unmöglichkeit der Erbringung der geschuldeten Leistung),
- Verträge könnten automatisch aufgelöst werden,
- Vertragspflichten könnten zunächst ausgesetzt und nach dem Ende des außerordentlichen Ereignisses wieder eingesetzt werden,
- Eine bestimmte Zeitspanne zur Aussetzung der Vertragspflichten könnte definiert werden; läuft das Ereignis über diese hinaus, hat jede Partei ein Kündigungsrecht oder der Vertrag wird aufgelöst.
Insolvenz
Änderungen im Insolvenzrecht
Durch die Krise fanden Überlegungen für Änderungen am Insolvenzrecht statt und wurden auch durch den Gesetzgeber beschlossen. Bis jetzt lag die Insolvenzantragspflicht bei drei Wochen, was nun ausgesetzt wurde.
Drei verschiedene Voraussetzungen dafür wurden festgelegt: Erstens sollte die Zahlungsunfähigkeit/Überschuldung auf dem Coronavirus beruhen. Davon kann man ausgehen, wenn die Insolvenzreife ab dem 31. Dezember 2019 eingetreten ist. Zweitens müssen ernsthafte Finanzierungs- oder Sanierungsbemühungen betrieben worden sein und drittens muss es begründete Aussichten auf eine Sanierung geben.
Hilfsangebote und Entschädigungen
Steuerliche Erleichterungen für Unternehmen
Gewährung von Stundungen
Da die Einziehung der Steuern eine erhebliche Härte darstellt, gewährt der Gesetzgeber Unternehmen Stundungen. Die Anforderungen werden gelockert und der Zeitpunkt der Steuerzahlung wird hinausgeschoben.
Anpassung von Vorauszahlungen
Wenn die Einkünfte Ihres Unternehmens im laufenden Jahr voraussichtlich geringer sein werden, werden die Steuervorauszahlungen unkompliziert und schnell herabgesetzt.
Verzicht auf Vollstreckungsmaßnahmen/Säumniszuschläge
Die COVID-19 Krise hat für viele zu einem Liquiditätsengpass geführt. Bis Ende 2020 wird auf Vollstreckungsmaßnahmen/Säumniszuschläge verzichtet. Diese Maßnahmen sind vor allem für kleine Unternehmen und Freiberufler sehr wichtig, die sich hierfür mit ihrem Finanzamt in Verbindung setzen sollten.
Weitere Informationen finden Sie hier: Bundesministerium für Finanzen
Kredite
Durch die Corona-Krise entstandene Liquiditätsengpässe sollen durch die Zurverfügungstellung umfassender Mittel über die KfW durch die Bundesregierung überbrückt werden. Einen Überblick über mögliche Programme finden Sie unter diesem Link.
Infektionsschutzgesetz
Der Gesetzgeber bietet eine Entschädigung für entgangenen Lohn im Falle einer offiziell angeordneten Quarantäne an. Es orientiert sich an normalen Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Ab der siebten Woche wird die Entschädigung die Höhe des gesetzlichen Krankengeldes betragen.
Hilfen des Bundes für Mieter
Der Bund bündelt Notfallfonds für kleinere und mittelständische Unternehmen. Diese Fonds sollen vor allem bei Verbindlichkeiten aus Miet- und Pachtverhältnissen Abhilfe schaffen.
Sonntagsöffnung im 4. Quartal?
Es geht die Idee um, dass verlorene Umsätze durch die Erlaubnis von Sonntagsöffnungen im 4. Quartal 2020 teilweise ausgeglichen werden sollen.
Themenschwerpunkt: Krise im Bereich Personalabteilung
In diesem Teil des Artikels beschäftigen wir uns mit Herausforderungen für Unternehmen im Bereich der Personalabteilung (HR). Insbesondere diese drei Themenbereiche: Krisenkommunikation an Mitarbeiter, soziale Härten (spezielle Zielgruppen, an die man nun denken sollte) sowie der Verlauf von Krisen und das menschliche Verhalten.
Krisenkommunikation
Ihre Mitarbeiter und Sie selbst werden unterschiedliche Reaktionen auf Krisen und Stress zeigen. Grace LaConte hat diese Reaktionen in 4 Hauptkategorien aufgeteilt: Fight (Kämpfen), Face (sich stellen), Flight (Fliehen) und Freeze (Einfrieren).
Darstellung 1: Reaktionen auf Krisen und Stress (nach Grace LaConte)
Menschen, die eine „Fight“-Reaktion zeigen, könnten dies durch Aggression, Angriffe, Beschimpfungen und Vorwürfe zum Ausdruck bringen. Eine „Flight“-Reaktion würde sich durch zurückgezogenes Verhalten, Krankmeldungen, Nicht-Erreichbarkeit und Leugnungen zeigen. Menschen, die mit „Freeze“ reagieren, können verwirrt und apathisch sein, stillschweigen und -stehen. Die „Face“-Reaktion wird durch informiertes Handeln und Planen deutlich.
Nun müssen Sie als Arbeitgeber alle 4 Typen durch stimmige Kommunikation erreichen. Sie können Menschen mit der „Fight“-Reaktion erreichen, indem Sie ihre Wut aushalten, nicht auf Angriffe eingehen und stets auf der Sachebene bleiben. Auf „Flight“-Typen kann durch Kontaktaufnahme und (erzwungene) Beteiligung eingegangen werden; wohingegen „Freeze“-Typen Hilfe angeboten bekommen sollten und konkrete Anweisungen benötigen. Menschen der „Face“-Kategorie sind bereit, Ihre Pläne, Informationen und Sachverhalte aufzunehmen.
Ein weiterer wichtiger Punkt zu Krisenzeiten sind Klarheit und Transparenz: Beschreiben Sie die Sachlage realistisch und neutral. Keine Übertreibungen (das macht Angst) und keine Beschönigungen (das wirkt unecht). Zeigen Sie konkrete nächste Schritte und geben Sie konkrete Anweisungen. In der Krise brauchen Mitarbeiter eine klare und direktive Führung, die Sicherheit gibt und die Richtung für Handlungen klarstellt. Seien Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber authentisch. Sie selbst haben auch Sorgen und Bedenken – diese dürfen und sollten Sie teilen. Kommunizieren Sie oft und auf allen Ebenen: Das können Gesamtmeetings und Einzelmeetings sein, sowie tägliche Videokonferenzen. Halten Sie zu allen Kontakt.
Soziale Härten: Spezielle Zielgruppen
Als Arbeitgeber haben Sie eine Fürsorgepflicht gegenüber all Ihren Mitarbeitern, doch manche Mitarbeitergruppen benötigen mehr Fürsorge.
- Kurzarbeit: Bedenken Sie, dass auch die Beiträge an die Sozialversicherungspflicht gekürzt werden. Das kann Nachteile haben, wenn jemand soziale Leistungen bezieht. Dies gilt für werdende Mütter/Väter beim Elterngeld, Mitarbeiter, die Krankengeld beziehen werden, usw.
- Geringverdiener/Alleinerziehende/Viel-Unterhalter: Diese Menschen tragen oft besonders viel Verantwortung im privaten Bereich. Vielleicht gibt es eine Möglichkeit, hier Unterstützung zu bieten.
- Ältere Mitarbeiter/„Risiko“-Mitarbeiter: Diese können, z.B. auch aufgrund Vorerkrankung, besonders gefährdet sein. Hier können spezielle Maßnahmen nötig werden, um sie zu schützen (Bsp: Weg zur Arbeit nicht öffentlich, Home-Office, Urlaub, besondere Hygiene).
- Ausbildungsverhältnisse: Nehmen Sie gegebenenfalls Kontakt zum Bildungsinstitut auf. Evtl. gibt es durch die Krise Schwierigkeiten, nötige Ausbildungszeiten zu erhalten.
- Junge Mitarbeiter: Junge Mitarbeiter sind voller Tatendrang, haben aber wenig Erfahrung. Das kann in diesem Fall eine gefährliche Mischung sein. Auch hier gilt: Nutzen sie das Engagement durch eine klare und enge Führung. Machen Sie klar, dass falscher Heldentum nicht hilft.
- Probezeit/Neuangestellte/Befristete: Hier tauchen sehr schnell Existenzängste und die Furcht vor Kündigung auf. Suchen Sie das Gespräch und sprechen Sie offen über diese Punkte. Geben Sie wenn möglich Ausblick und Hoffnung. Bleiben Sie jedoch realistisch und wahrheitsgemäß.
Krisenverlauf und das menschliche Verhalten
Darstellung 2: Krisenverlauf und das menschliche Verhalten (nach Schmid/Hipp)
Ein Unternehmen und seine Abteilungen durchlaufen verschiedene Entwicklungsphasen während einer Krise. Diese können sich unter anderem durch Ignoranz, Angst oder Mutlosigkeit zeigen. Als Führungskraft ist es wichtig, dass Sie die Anzeichen dieser Phasen erkennen. Beispielsweise können Sie angesichts schwieriger Zeiten und Probleme die kleinen „Erfolge“ feiern, was den Zusammenhalt der Mitarbeiter fördern kann. Seien Sie ein Vorbild, indem Sie präsent sind, Unausgesprochenes thematisieren und Emotionen Raum geben.
Fazit
Zusammenfassend können wir sagen, dass Sie als Arbeitgeber oder Unternehmer sowohl rechtliche Entwicklungen während der COVID-19 Krise im Auge behalten müssen, als auch die Stimmung Ihrer Mitarbeiter und das Klima im Unternehmen. Achten Sie darauf, dass Sie vertrags- und arbeitsrechtlich gut informiert sind, Sie Gesundheitsdaten richtig erfassen und wissen, welche Hilfen es vom Staat für Unternehmen gibt. Behalten Sie in allen HR-Angelegenheiten soziale Härten und menschliches Verhalten in Krisen im Hinterkopf.
Wir hoffen, dass diese Tipps und Informationen Ihnen helfen, in diesen schwierigen Zeiten den Überblick zu behalten.
