So vermeidest du als Anbieter von Touren und Aktivitäten Überbuchungen

So vermeidest du als Anbieter von Touren und Aktivitäten Überbuchungen

Nach ein paar schwierigen Jahren durch COVID sieht die Zukunft von Anbietern von Touren und Aktivitäten endlich wieder etwas rosiger aus. Tatsächlich verzeichnet das Jahr 2022 Rekordzahlen in der Tourismusbranche. Johannes Reck, Geschäftsführer von GetYourGuide, hat bekannt gemacht, dass das beliebte OTA in allen wichtigen Ländern, in denen es tätig ist, doppelt bis dreifach so hohe Zahlen wie vor COVID verzeichnet. Bei einem so guten Wachstum mag es verlockend sein, die verlorene Zeit durch das Annehmen von so vielen Buchungen wie möglich über eine Vielzahl von Kanälen aufzuholen. In der Theorie scheint dies ein toller Weg zu sein, um deine Einnahmen zu steigern, mehr Gästebewertungen zu sammeln und dich wieder dem zu widmen, was du am meisten liebst – Besuchern zu helfen, all die großartigen Dinge zu erleben, die es in deiner Nähe zu sehen und zu tun gibt.

Wenn man jedoch nicht aufpasst, kann es durch das Nutzen vieler verschiedener Vertriebskanäle zu Überbuchungen kommen, d. h. es melden sich zu viele Personen für deine Touren an. Im Gegensatz zu dem, was man vielleicht denken könnte, ist dies kein willkommenes Problem. In solchen Fällen musst du entweder Buchungen umplanen oder stornieren; es gibt keine andere Möglichkeit. Beides kann das Gesamterlebnis der Gäste erheblich beeinträchtigen und zu negativen Bewertungen und Rückerstattungen führen. Bei der Verwaltung so vieler Vertriebskanäle und den täglichen Herausforderungen eines Tourismusunternehmens weiß ich, wie leicht man in eine Situation geraten kann, in der man mehr Tickets verkauft hat, als verfügbar sind. Um die Dinge ein wenig einfacher zu machen, habe ich diesen Leitfaden erstellt, der dir zeigt, wie du Überbuchungen vermeiden kannst.

 

Wie kommen Überbuchungen zustande?

Überbuchungen können verschiedene Ursachen haben. Manchmal sind wir Menschen dafür verantwortlich, und manchmal kann es an unseren Buchungsvorgängen liegen. Es ist wichtig, zu wissen, was der Ursprung deiner Überbuchungen ist. Eine Schulung für deine Mitarbeiter kann helfen, Fehler bei der Handhabung der Reservierungen zu vermeiden, aber systembedingte Probleme können schwieriger zu lösen sein.

Systembedingte Überbuchungen treten auf, wenn du Buchungen über mehrere Kanäle (z. B. OTAs, Direktbuchungen, Laufkundschaft usw.) entgegennimmst und zwei Reservierungen für denselben Platz auf deiner Tour erhältst. Wenn du Glück hast, kannst du einfach einen zusätzlichen Reiseführer einstellen und die Teilnehmer in zwei oder mehr Gruppen aufteilen. Bedenke, dass dies das beste Szenario ist. In der Praxis wissen wir alle, wie schwierig es ist, kurzfristig einen Reiseführer zu finden. Es kann schwierig sein, Überbuchungen zu vermeiden, aber mit meinen Tipps wirst du die Situation im Handumdrehen verbessern können.

So vermeidest du als Anbieter von Touren und Aktivitäten Überbuchungen

Vier Wege, Überbuchungen zu verringern

Wenn du dich fragst, wie du Überbuchungen vermeiden kannst, kannst du die folgenden Strategien ausprobieren.

Vermehrte Mitarbeiterschulungen

Wenn du viele Überbuchungen durch Fehler deines Personals bei der Nutzung deines Buchungssystems bekommst (egal, ob es sich um ein herkömmliches Notizbuch, eine Excel-Tabelle oder eine spezielle Software handelt), habe ich eine einfache Lösung. In solchen Fällen ist es immer gut, eine Auffrischungsschulung für bestehende Mitarbeiter zu organisieren und sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter die Wichtigkeit der korrekten und gründlichen Eingabe von Reservierungen kennen.
Wenn du mit OTAs zusammenarbeitest, solltest du ihnen vielleicht auch beibringen, wie man das Inventar auf deren Verwaltungsportalen öffnet und schließt. Manche Besitzer und Manager ziehen es zwar vor, diese Kanäle für ihre Mitarbeiter unzugänglich zu halten, aber es wäre schade, wenn in einer Zeit hoher Nachfrage Überbuchungen einträfen und dein Team keine Möglichkeit hätte, diese zu bearbeiten.

Biete den Reiseführern Anreize für Last-Minute-Touren

Freiberuflichen Reiseführern zusätzliche Initiativen zum Annehmen von Last-Minute-Touren zu geben ist eine weitere Option, Überbuchungen einzuschränken. Selbstverständlich ist das Anbieten eines höheren Stundenlohns der effektivste Anreiz. Abhängig von dem Umfang und dem Wert der Überbuchungen kann dies es wert sein, oder auch nicht. Obwohl diese Strategie nicht direkt Überbuchungen verringert, hilft es doch, die Einfluss dieser auf Gäste zu mildern.

Vertriebskanäle reduzieren

Nehmen wir mal an, dass du Überbuchungen erhältst, weil du zu viele Vertriebskanäle hast und nicht genügend Zeit, diese alle zu bearbeiten. Sollte das der Fall sein, könntest du darüber nachdenken, einige deiner Vertriebskanäle zu eliminieren. Das könnten zum Beispiel OTAs sein, die unterdurchschnittlich abschneiden, Großhändler, Vertriebspartner vor Ort usw. Wenn du diese Option in Betracht ziehst, wähle diejenigen aus, die mehr Arbeit als Wert mit sich bringen.

Leider könnte sich diese Entscheidung nachteilig auf deinen Gewinn auswirken, weil dadurch die Reichweite deines Unternehmens eingeschränkt wird. Dies gilt insbesondere für OTAs, die oft ein internationales Publikum haben, und du weißt, wie schwierig es für KMUs ist, Kunden im Ausland mit typischen Marketingstrategien zu erreichen. Glücklicherweise gibt es einige andere Optionen, die du zuerst ausprobieren kannst, bevor du deine Vertriebskanäle reduzierst.

Benutze ein Buchungssystem

Ein Buchungssystem ist eine der besten Möglichkeiten, um Überbuchungen zu vermeiden. Eine komplette Buchungslösung ermöglicht es dir, Tickets online zu verkaufen, Reservierungen zu erhalten und deine Vertriebskanäle wie Online-Reisebüros wie Viator, GetYourGuide und Expedia sowie lokale Vertriebspartner und deine eigene Webseite zu verwalten. Sie ermöglichen es den Kunden, direkt über deine Webseite zu buchen, und zeigen gleichzeitig deine tatsächliche Auslastung auf allen Kanälen in Echtzeit an.

Buchungslösungen können in der Regel sowohl mit deiner Webseite als auch mit OTAs verknüpft werden, um ein nahtloses Verwaltungssystem zu bieten, mit dem du deine Buchungen nach Bedarf öffnen oder schließen kannst. Ebenso wird der Bestand automatisch angepasst, wenn Buchungen vorgenommen oder storniert werden.

Ein Buchungssystem kann dir auch dabei helfen, den Überblick zu behalten, indem es Gästelisten für deine Touren oder Aktivitäten erstellt, automatische Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails an deine Gäste verschickt und Umsatzberichte erstellt. Man kann sogar E-Mails verschicken, die deine Kunden daran erinnern, dir eine Bewertung im Internet zu hinterlassen, damit potenzielle Gäste sehen können, wie toll deine Angebote sind! Dank dieser Funktionen kannst du eine Menge Zeit sparen, die du für den Ausbau deines Unternehmens und die Zufriedenheit deiner Gäste nutzen kannst.

So vermeidest du als Anbieter von Touren und Aktivitäten Überbuchungen

Wie wählt man das richtige Buchungssystem?

Derzeit gibt es mehr als 150 Online-Buchungssysteme auf dem Markt. Bei so vielen Möglichkeiten kann sich die Suche nach dem für dich am besten geeigneten System überwältigend anfühlen. Wenn du versuchst, dich für ein System zu entscheiden, solltest du ein paar Dinge im Hinterkopf behalten.

Ist es in deiner Region verfügbar?

Manche Buchungssysteme sind nur für bestimmte Regionen verfügbar und können somit eventuell nicht von dir genutzt werden.

Wie benutzerfreundlich ist es?

Wie das Buchungssystem aus der Perspektive deiner Kunden aussieht, ist etwas, dass man immer überprüfen sollte. Eine schöne Benutzeroberfläche und einfache Nutzbarkeit sind ein absolutes Muss. Das ist schließlich der Grund, warum OTAs so erfolgreich sind: Sie ermöglichen es den Kunden, mit wenigen Klicks eine Buchung vorzunehmen, und genau dieses Erlebnis musst du deinen Kunden bieten.

Kann man das Buchungssystem leicht aktualisieren und anpassen?

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse. Prüfe daher, ob du ein Buchungssystem an deine Anforderungen anpassen kannst. Das beinhaltet alles Mögliche, vom Hinzufügen deines Logos bis zum Ändern der Farbe des Widgets auf deiner Webseite, vom schnellen und einfachen Erstellen zusätzlicher Angebote bis zum Hinzufügen zusätzlicher Zeitfenster.

Ist das Buchungssystem in deine Vertriebskanäle integriert?

Bevor du dich für eine Dienstleistung entscheidest, solltest du prüfen, welche Vertriebskanäle von der jeweiligen Buchungslösung tatsächlich unterstützt werden. Andernfalls kann es passieren, dass du dein Buchungssystem UND die OTAs separat verwalten musst. Wenn dein Ziel darin besteht, den derzeitigen Arbeitsaufwand zu reduzieren, wäre dies ein großes Problem.

Regiondo, die All-in-one-Lösung für die Freizeitindustrie

Mit mehr als 4000 Kunden in Europa ist Regiondo die führende Buchungslösung für Touren, Aktivitäten und Reiseziele. Regiondo erlaubt es dir, Tickets online zu verkaufen, Buchungen zu verwalten und dein Unternehmen mit den wichtigsten OTAs zu verknüpfen – es gibt dir alle notwendigen Tools an die Hand, schneller Wachstum für dein Unternehmen zu generieren. Mit unserer Software musst du deine Angebote nur einmal erstellen und kannst du sie über mehr als 230 Vertriebskanäle aussenden, ohne jedes manuell verwalten zu müssen. Der integrierte Channel-Manager wird dir die korrekten Verfügbarkeiten auf jeder Plattform in Echtzeit anzeigen, womit du Überbuchungen vermeiden kannst.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie Regiondo dir helfen kann, dein Unternehmen zu verbessern, Überbuchungen zu reduzieren und mehr online zu verkaufen, vereinbare noch heute einen Termin für eine Demo.

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