Las ventajas de los sistemas de gestión reserva online: cómo agilizar tus operaciones de tours y actividades

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Introducción

Sin duda, el aspecto más apasionante de la revolución digital es la democratización de la información. Te pondré un ejemplo. Si lo piensas bien, probablemente no dispongas del presupuesto de marketing de Expedia o Booking.com, pero tiene acceso exactamente a las mismas herramientas que ellos utilizan para realizar sus campañas publicitarias. Si estás realmente motivado para hacer crecer tu negocio, el único límite es la cantidad de trabajo duro que estés dispuesto a asumir.

Por otro lado, ten en cuenta que cada uno de tus competidores puede aprovechar los mismos recursos que están a tu disposición en Internet. Esto significa que, en los tiempos que corren, no basta con saber cuáles son las mejores estrategias para llevar un negocio con éxito. Para destacar entre la multitud, hay que estar al tanto de las últimas tendencias e innovaciones y ser eficiente. En particular, como profesional del sector de los viajes, saber lo importante que es gestionar tu empresa con eficacia.

Al fin y al cabo, tu principal objetivo es ofrecer a tus clientes la mejor experiencia posible y, al mismo tiempo, gestionar tus recursos, costes y beneficios. Además, tienes que hacer malabarismos con múltiples tareas a la vez, desde programar tus excursiones y actividades hasta procesar facturas, desde ayudar a sus clientes hasta actualizar tu web.

Con tantas cosas, racionalizar tus operaciones al tiempo que mantienes contentos a tus clientes puede parecer un reto imposible. Por suerte, existe una solución sencilla para este problema: utilizar un sistema de gestión de reservas. Llegados a este punto, probablemente te estés preguntando cuáles son las ventajas de los sistemas de reservas en línea y cómo pueden ayudarte a optimizar tu flujo de trabajo. En los siguientes párrafos, responderemos detalladamente a todas tus preguntas sobre este tema.

¿Qué es un sistema de gestión de reservas online y cuáles son sus ventajas?

Como su nombre indica, un sistema de gestión de reservas es un programa informático que permite hacer reservas en línea.

Las soluciones de reservas más avanzadas suelen incluir un conjunto completo de herramientas para ayudarle a gestionar todos los aspectos de tu negocio. Por ejemplo, Regiondo -el software de gestión de reservas líder en Europa para operadores turísticos y proveedores de actividades- incluye

…¡y mucho más!

Con tantas herramientas a tu alcance, es fácil ver las ventajas de los sistemas de reservas en línea y cómo pueden ayudar a los profesionales de los viajes a agilizar sus operaciones.

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Ventajas de los sistemas de gestión de reservas online

Tu negocio abierto las 24 horas del día

Una de las principales ventajas de los sistemas de gestión de reservas online es que te permiten aceptar reservas 24 horas al día, 7 días a la semana. Esto significa que tus clientes pueden reservar sus tours y actividades en cualquier momento y lugar, sin que tengas que hacer nada. Es como llevar tu negocio en piloto automático. Las principales ventajas son:

  • Aceptar reservas manualmente por teléfono, correo electrónico o in situ supone una enorme pérdida de tiempo. Con las reservas online, puedes ahorrar mucha energía y centrarte en tareas más importantes, como gestionar sus excursiones y prestar asistencia a tus clientes. Esto es aún más útil si dispones de poco personal y no puedes permitirte contratar a nuevos empleados.
  • En la era digital, cada vez más clientes prefieren la comodidad de reservar por Internet y obtener una confirmación instantánea de su compra sin tener que esperar a recibir un correo electrónico o perder tiempo al teléfono. Según estadísticas recientes, el 83% de los de la generación Z y Millennials (los nacidos entre 1981 y 1996 y entre 1997 y 2009, respectivamente) prefieren hacer negocios con empresas de viajes que les permitan reservar por Internet.
  • ¡Te ayudará a conseguir muchas más reservas! En los últimos 12 meses, los más de 5.000 proveedores de viajes y actividades que utilizan Regiondo como sistema de reservas han generado casi el 40% de sus ventas online entre las 6 de la tarde y las 9 de la mañana, es decir, fuera del horario comercial habitual. Poder aceptar reservas cuando tu oficina está cerrada es especialmente importante si quieres atraer a visitantes que viven en zonas horarias distintas a la tuya, como turistas de Estados Unidos y la región Asia-Pacífico.

Al final, aceptar reservas en línea representa una situación en la que todos salen ganando. Podrá dejar de perder tiempo en una tarea insignificante y aumentar sus beneficios, mientras que sus clientes disfrutarán de una mejor experiencia.

Automatiza tus procesos de reserva

En la sección anterior, hemos hablado de cómo aceptar reservas online puede ahorrarte un tiempo valioso, ¡pero esa no es la única ventaja! De hecho, las tareas manuales como responder a las llamadas telefónicas, responder a los correos electrónicos y gestionar las reservas en hojas de cálculo (o peor aún, en un bloc de notas) son propensas al error humano, lo que puede provocar la insatisfacción del cliente y la pérdida de ingresos. Cuando se trata de negocios, incluso el error más pequeño puede tener un efecto desastroso en tu cuenta de resultados.

Piensa en lo que puede ocurrir si cometes un error al gestionar los pagos o los recibos. La buena noticia es que las soluciones de gestión de reservas online como Regiondo están específicamente diseñadas para automatizar estos procesos de una manera fiable y eficaz para que puedas dirigir tu empresa con tranquilidad.

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Simplifica la gestión de tu calendario

Como sabes, registrar correctamente las reservas que recibes y procesar los pagos es sólo una pequeña parte del trabajo. Lo que tienes que hacer es programarlas cuidadosamente en función de la disponibilidad de tu personal y del inventario de cualquier equipo, como el número de Segways para una excursión en Segway. Gestionar el calendario puede ser todo un reto para los profesionales del sector de los viajes, especialmente para aquellas empresas que ofrecen experiencias con diferentes horarios, capacidades y ubicaciones. ¿Y qué ocurre si se produce una cancelación o hay que reprogramar una determinada actividad? Por supuesto, hay que revisar el calendario en consecuencia.

Ni que decir tiene que, si realizas esta tarea manualmente, es fácil cometer un error que puede dar lugar a un exceso de reservas o a una doble reserva, con el consiguiente descontento de los clientes, quejas y devoluciones. Además, la actualización automática de sus disponibilidades es necesaria para aparecer en las OTA y los revendedores, lo que es primordial para obtener más visibilidad en la web.

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Mejora la comunicación con los clientes

La comunicación con los clientes es otra tarea que consume mucho tiempo y recursos. De hecho, hablar con los clientes para registrar tus reservas es sólo el principio. Aparte de eso, tienes que:

  • Enviarles toda la información que necesiten para disfrutar de las actividades que ofreces
  • Recordarles su reserva para evitar que no lleguen a presentarse
  • Invitarles a escribir una reseña después de haber disfrutado de tus excursiones

Estos son sólo algunos de los casos de uso que me han venido a la mente, dependiendo de las características específicas de su negocio, es probable que haya muchas otras comunicaciones que necesites enviar a tus clientes. Hacer esto manualmente requiere que tu equipo envíe docenas de correos electrónicos y haga docenas de llamadas telefónicas todos los días en lugar de hacer algo más productivo. Con un software como Regiondo, puedes agilizar este flujo de trabajo mediante la creación de plantillas para confirmaciones de reservas, cancelaciones y solicitudes de revisión que se envían automáticamente a sus clientes en función de la fecha de tu reserva.

Entiende mejor a tus clientes

Comprender a sus clientes es esencial para dirigir con éxito una empresa de tours o actividades. Debes saber quiénes son tus clientes, qué quieren y cómo se comportan. También deseas obtener sus comentarios y utilizarlos para mejorar tus operaciones y esfuerzos de marketing. Pero recopilar y analizar los datos de los clientes puede ser difícil, sobre todo si confías en métodos manuales como encuestas, formularios o correos electrónicos. Es posible que no obtengas suficientes respuestas o que éstas sean inexactas.

Un sistema de gestión de reservas puede ayudarte a comprender mejor a tus clientes mediante el seguimiento y almacenamiento de datos de ventas y la elaboración de informes y análisis. El sistema puede recopilar información sobre los clientes, como nombre, correo electrónico, número de teléfono y productos adquiridos. A continuación, el sistema puede analizar los datos y generar informes que te ayuden a comprender, por ejemplo, qué revendedores te están ayudando a vender más entradas. Puedes utilizar estas estadísticas para mejorar tu negocio, por ejemplo, adaptando tus visitas y actividades a las necesidades y deseos de tus clientes. También puedes utilizarlas para perfeccionar tu estrategia de marketing creando campañas específicas o utilizando reseñas y testimonios para promocionar tu negocio.

Conecta tus herramientas de software

Como operador turístico o proveedor de actividades, es posible que utilices diversas herramientas de software para gestionar tu empresa, como programas de CRM, contabilidad, marketing o comunicaciones. Pero utilizar varias aplicaciones puede resultar ineficaz, más aún si no están integradas. Puede que tengas que introducir la misma información varias veces o cambiar entre diferentes plataformas e interfaces para completar una tarea. También puedes tener que enfrentarte a problemas de compatibilidad, incoherencias de datos o riesgos de seguridad.

Un software de reservas sirve de eje central para tu negocio al interconectarse con los demás programas que utilizas. Por ejemplo, puede conectarlo a tu servicio favorito de marketing por correo electrónico para enviar boletines informativos a tus clientes. Además de eso, el gestor de canales de Regiondo se integra con más de 200 OTAs y revendedores, por lo que puedes gestionar automáticamente todas tus ofertas desde un solo lugar y actualizar tu disponibilidad en tiempo real. Regiondo también es compatible con Google Things To Do, lo que te permite publicar tus ofertas en el popular motor de búsqueda de forma gratuita.

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Cómo aprovechar las ventajas de los sistemas de gestión de reservas online

En la era digital, los sistemas de gestión de reservas en línea se han convertido en una herramienta indispensable para los operadores turísticos y de actividades. Estos programas ofrecen numerosas ventajas, como agilizar las operaciones, automatizar los procesos de reserva, simplificar la gestión de calendarios, mejorar la comunicación con tus clientes, proporcionar información valiosa sobre las ventas e integrarse perfectamente con otras herramientas de software. Al aprovechar el poder de las soluciones de reservas online como Regiondo, los profesionales de los viajes pueden ahorrar tiempo, reducir el riesgo de errores humanos, aumentar los ingresos y, en última instancia, ofrecer una experiencia superior al cliente. El uso de estos sistemas no sólo mantiene a las empresas competitivas en el panorama digital en constante evolución, sino que también les permite centrarse en las partes más importantes de su negocio. Para obtener más información sobre Regiondo, reserva una demostración gratuita con uno de nuestros consultores.

 

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