Come evitare l’overbooking nel 2022 per i fornitori di tour e attività

Come evitare l’overbooking nel 2022 per i fornitori di tour e attività

Dopo un paio di annate difficili a causa del COVID, le cose sembrano finalmente andare meglio per i fornitori di tour e attività. Infatti, i dati del settore turistico nel 2022 hanno toccato cifre da record. Johannes Reck, CEO di GetYourGuide, ha dichiarato che la celebre OTA sta registrando un fatturato da due a tre volte superiore rispetto al periodo pre-Covid in tutti i principali paesi in cui opera. Dato il buon momento che il settore sta attraversando, è facile essere tentati di recuperare il tempo perduto accettando più prenotazioni possibile da un ampio ventaglio di canali. In teoria, questo può sembrare un buon modo per incrementare gli introiti, ricevere più recensioni dai clienti e tornare a fare ciò che ami, ovvero aiutare i turisti a scoprire tutte le cose belle da vedere e da fare nella tua zona.

Purtroppo, se non fai attenzione, l’apertura di molteplici canali distributivi può condurre a doppie prenotazioni e situazioni di overbooking. Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, non è piacevole dover affrontare un simile problema. In casi del genere, si è costretti a riprogrammare o annullare delle prenotazioni; purtroppo non ci sono altre alternative. Entrambe queste opzioni possono influenzare negativamente l’esperienza complessiva dei clienti e, di conseguenza, generare cattive recensioni e richieste di rimborso. Credimi, so bene quanto sia facile finire per trovarsi nella situazione in cui sono stati venduti più biglietti dei posti disponibili. Per rendere le cose un po’ più semplici, ho elaborato questa guida per darti alcuni consigli su come evitare l’overbooking.

Perché si verifica l’overbooking?

L’overbooking può verificarsi per numerose ragioni. A volte si tratta di un errore umano mentre, in altri casi, il problema è di natura sistematica. È fondamentale capire qual è la causa principale del tuo overbooking. La formazione dello staff può essere utile per evitare gli errori umani nella gestione delle prenotazioni, ma i problemi a livello di sistema possono essere più complessi da risolvere.

I problemi sistematici di overbooking si verificano quando accetti prenotazioni da vari canali (ad esempio OTA, via mail, telefono, in sede, ecc.) e ricevi due prenotazioni per lo stesso posto del tuo tour. Nel caso migliore, può essere sufficiente assumere un’altra guida turistica e dividere i partecipanti in due o più gruppi. Ma questo è solo lo scenario migliore, non quello abituale. Nella pratica, sappiamo tutti quanto sia difficile trovare una guida disponibile all’ultimo momento. Ridurre l’overbooking non è una sfida banale, ma con i miei suggerimenti, riuscirai a migliorare la situazione in brevissimo tempo.

Come evitare l’overbooking nel 2022 per i fornitori di tour e attività

Quattro modi per ridurre l’overbooking

Se il tuo problema è come evitare l’overbooking, puoi provare le seguenti strategie.

Migliora la formazione del personale

Se ricevi molti overbooking a causa di errori nell’utilizzo del tuo sistema di prenotazione da parte del personale, la soluzione che ti suggerisco è molto semplice. In tutti questi casi, è utile organizzare un corso per rinfrescare la memoria dei dipendenti di vecchia data, nonché per assicurare che i nuovi assunti comprendano pienamente l’importanza di inserire le prenotazioni in modo corretto e preciso.

Se lavori con le OTA, il corso di formazione può comprendere anche le spiegazioni necessarie per aprire e chiudere gli inventari sui relativi portali. Anche se alcuni titolari e manager di aziende preferiscono che il personale non abbia accesso diretto a questi canali, il rischio che si corre è di trovarsi in una situazione in cui ci sono molti overbooking, e gli addetti non hanno modo di chiudere le prenotazioni.

Offri incentivi alle guide per tour last minute

Un’altra possibilità per limitare i problemi di overbooking è offrire vantaggi extra alle guide indipendenti che accettano tour last minute. Inutile sottolineare che l’incentivo più efficace è rappresentato da una remunerazione più elevata rispetto quella standard. Non è detto che valga la pena ricorrere a questa soluzione: dovrai valutare caso per caso, a seconda degli introiti garantiti dalle prenotazioni “in eccesso”. Anche se questa strategia non serve di fatto a ridurre l’overbooking, contribuisce ad attenuare gli effetti negativi sui clienti.

Riduci i tuoi canali distributivi

Nel caso in cui la causa dell’overbooking sia l’impossibilità di dedicare il giusto tempo alla gestione dei vari canali, puoi prendere in considerazione di tagliarne alcuni. Ad esempio, potresti eliminare le OTA e i rivenditori locali meno performanti. Nell’analizzare questa opzione, devi concentrarti sul taglio dei canali che tendono a generare più lavoro che profitti.

Purtroppo questo tipo di scelta può penalizzare il tuo fatturato, perché limita la capacità di raggiungere un numero maggiore di potenziali clienti. Questo è vero in particolare per le OTA, che spesso hanno un clientela internazionale e sappiamo quanto sia arduo per le PMI entrare in contatto con i clienti stranieri per mezzo delle tradizionali strategie di marketing. Esistono però alcune altre strade da percorrere prima di decidere di eliminare alcuni canali distributivi.

Usa un sistema di prenotazione

Adottare un sistema di prenotazione è uno dei modi migliori per ridurre l’overbooking. Un booking system ti permette di vendere biglietti online, ricevere prenotazioni e gestire i tuoi canali distributivi tra cui ad esempio le OTA come Viator, GetYourGuide ed Expedia, nonché i rivenditori locali e il tuo sito. Inoltre, consente ai clienti di prenotare direttamente attraverso il tuo sito, mostrando allo stesso tempo la tua effettiva disponibilità su ciascun canale e in tempo reale.

I booking system generalmente possono integrarsi sia con il sito della tua attività, sia con le OTA, permettendoti di gestire le prenotazioni da un’unica piattaforma, oltre che aprire e chiudere le disponibilità come desideri. Similmente, il tuo inventario viene aggiornato in automatico ogni volta che vengono effettuate o annullate delle prenotazioni.

Un booking system può aiutarti anche a semplificare la tua organizzazione, creando elenchi dei partecipanti ai tuoi tour o attività, inviando automaticamente email di conferma e promemoria ai tuoi clienti, e generando report delle vendite. Può anche inviare apposite email per ricordare agli ospiti di pubblicare una recensione online, in modo che i clienti potenziali possano constatare quanto la bontà dei tuoi servizi! Grazie a queste funzionalità avrai molto più tempo a tua disposizione, che potrai sfruttare per concentrarti sulla crescita della tua azienda e sulla soddisfazione dei clienti.

Come evitare l’overbooking nel 2022 per i fornitori di tour e attività

Come scegliere un sistema di prenotazione

Attualmente sul mercato esistono più di 150 sistemi di prenotazione online. Con così tante opzioni, il compito di individuare quella più adatta alla tua realtà può essere scoraggiante. Per decidere quale sia la soluzione giusta da scegliere, può essere utile verificare i seguenti aspetti.

È disponibile nel luogo dove operi?

Alcuni sistemi di prenotazione sono disponibili soltanto in determinate aree geografiche, verifica che la tua rientri fra quelle supportate.

È intuitivo e facile da usare?

Una cosa che dovresti sempre controllare è l’esperienza utente dal punto di vista del cliente. Al giorno d’oggi, un’interfaccia grafica piacevole e facilità d’uso sono requisiti imprescindibili. Se ci pensi, è soprattutto per questo che le OTA hanno così tanto successo: permettono ai clienti di effettuare una prenotazione in pochi clic e in totale relax. Per avere successo, anche tu devi poter offrire lo stesso tipo di esperienza.

È possibile aggiornare e personalizzare facilmente il sistema di prenotazione?

Ogni azienda ha le proprie esigenze specifiche, quindi verifica se è possibile personalizzare il sistema di prenotazione in modo che soddisfi i tuoi requisiti sotto ogni aspetto: dall’inserimento del tuo logo alla modifica del colore del widget sul tuo sito, dalla creazione veloce di prodotti aggiuntivi all’aggiunta di foto e descrizioni per gli stessi.

Il sistema di prenotazione è integrato con i tuoi canali distributivi?

Prima di procedere a sottoscrivere qualunque tipo di contratto, è bene controllare quali canali distributivi sono effettivamente supportati da ciascun booking system. In caso contrario, potresti ritrovarti a dover gestire in maniera separata il tuo sistema di prenotazione e le OTA. Se il tuo obiettivo è ridurre il carico di lavoro attuale, questo non farebbe che aggravare il problema.

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Con oltre 4.000 clienti in tutta Europa, Regiondo è il sistema di prenotazione #1 in Europa per tour, attività e destinazioni turistiche. Regiondo ti permette di vendere biglietti online, gestire prenotazioni e connetterti con le maggiori OTA, dandoti gli strumenti per far crescere più rapidamente la tua azienda.

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Aggiornamento 31 Agosto 2022: L’articolo è stato aggiornato per annunciare l’integrazione fra Regiondo e Google Things to do.

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