I vantaggi dei sistemi di prenotazione online per i fornitori di tour e attività

Introduzione

Senza ombra di dubbio, l’aspetto più entusiasmante della rivoluzione digitale è la democratizzazione delle informazioni. Ti faccio un esempio. Se ci pensi, probabilmente non hai a disposizione lo stesso budget per il marketing di Expedia o Booking.com, ma hai accesso agli stessi strumenti che i due colossi del settore turistico utilizzano per le loro campagne di advertising. Se sei davvero motivato a far crescere la tua attività, l’unico limite è rappresentato dall’impegno che sei disposto a dedicarci. D’altra parte, tieni presente che ognuno dei tuoi concorrenti può sfruttare le stesse risorse che tu stesso hai a disposizione sul web. Ciò significa che, al giorno d’oggi, non è sufficiente conoscere le migliori strategie per gestire un’attività di successo. Per distinguersi dalla massa, è fondamentale essere efficienti. In fondo, il tuo obiettivo principale è quello di offrire ai tuoi clienti la migliore esperienza possibile, gestendo al contempo al meglio risorse, costi e profitti. Inoltre, come ben sai, devi destreggiarti tra più attività contemporaneamente, dalla pianificazione dei tour e delle attività all’elaborazione delle fatture, dall’assistenza ai clienti al tenere aggiornato il tuo sito web. Con così tante cose in ballo, snellire i tuoi processi lavorativi, mantenendo al tempo stesso i tuoi clienti soddisfatti, può sembrare una sfida impossibile. Per fortuna esiste una soluzione semplice a questo problema: utilizzare un sistema di prenotazione. A questo punto ti starai chiedendo quali sono i vantaggi dei sistemi di prenotazione online e come possono aiutarti a ottimizzare il tuo lavoro. Nei prossimi paragrafi risponderemo in dettaglio a tutte le tue domande sull’argomento.

Cos’è un sistema di prenotazione online e quali sono i suoi vantaggi?

Come suggerisce il nome, un booking system è un software che ti permette di ricevere prenotazioni online.

Le soluzioni di prenotazione più avanzate di solito includono una suite completa di strumenti per aiutarti a gestire ogni aspetto della tua attività. Per esempio, Regiondo – il software di prenotazione leader in Europa per tour operator e fornitori di attività – include:

• Un Channel Manager che può distribuire le tue offerte su oltre 200 OTA e rivenditori;
• Un software di Customer Relationship Management (CRM) per tracciare le tue vendite, gestire i dati dei clienti e ottenere statistiche relative alle tue performance;
• Un’app dedicata per scansionare i biglietti e gestire i partecipanti dei tuoi tour e attività anche quando sei lontano dal tuo ufficio;
• La possibilità di riscuotere pagamenti con diversi metodi e valute;
• Una soluzione POS per accettare prenotazioni in loco da smartphone o tablet;
• Un website builder che permette a chi non ha conoscenze tecniche di creare un sito web completo in pochi minuti…

…e molto altro ancora!

Con così tanti strumenti a portata di mano, è facile capire quali siano i vantaggi dei sistemi di prenotazione online e come possano aiutare i professionisti del settore tour e attività a ottimizzare il proprio business.

I vantaggi dei sistemi di prenotazione online

La tua attività è aperta 24 ore su 24

Uno dei principali vantaggi dei sistemi di prenotazione online è che ti permettono di accettare prenotazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ciò significa che i tuoi clienti possono prenotare i tuoi tour e le tue attività in qualsiasi momento e ovunque si trovino, senza che tu debba fare nulla. In altre parole, è come se la tua attività andasse avanti con il pilota automatico! I principali vantaggi sono:

• Accettare manualmente le prenotazioni per telefono, via e-mail o in loco è un’enorme perdita di tempo. Con le prenotazioni online, puoi risparmiare molte energie e concentrarti su compiti più importanti, come la pianificazione dei tour e l’assistenza ai clienti. Tutto ciò è ancora più utile se sei a corto di personale e non puoi permetterti di assumere nuovi dipendenti.
• Nell’era digitale, sempre più clienti preferiscono la comodità di prenotare online e di ricevere una conferma immediata dell’acquisto senza dover aspettare un’e-mail o perdere tempo al telefono. Secondo le statistiche più recenti, l’83% degli appartenenti alla Generazione Z e dei Millennials (nati rispettivamente tra il 1981 e il 1996 e tra il 1997 e il 2009) preferiscono affidarsi a fornitori di tour e attività che permettono loro di prenotare online.
• Dulcis in fundo, potrai ottenere un numero maggiore di prenotazioni! Negli ultimi 12 mesi, gli oltre 5000 fornitori di tour e attività che utilizzano Regiondo come sistema di prenotazione hanno generato quasi il 40% delle loro vendite online tra le 18:00 e le 9:00, cioè al di fuori del normale orario di lavoro. Poter ricevere prenotazioni quando il tuo ufficio è chiuso è particolarmente importante se vuoi attirare visitatori che vivono in paesi con un fuso orario diverso dal tuo, come ad esempio le persone provenienti dagli Stati Uniti e dall’Asia.

In definitiva, accettare prenotazioni online rappresenta un vantaggio per tutti, tanto per i professionisti del settore turistico che potranno smettere di perdere tempo con un compito così tedioso, quanto per i clienti che potranno godere di un’esperienza utente più piacevole.

Automatizza i tuoi processi di prenotazione

Nella sezione precedente abbiamo parlato di come accettare prenotazioni online possa farti risparmiare tempo prezioso, ma questo non è l’unico vantaggio! Infatti, attività manuali come rispondere alle telefonate, inviare e-mail e gestire le prenotazioni con Excel (o peggio ancora su un blocco note cartaceo) sono soggette a errori, che possono causare insoddisfazione da parte dei clienti e perdite economiche per la tua azienda. Come ben sai, anche il più piccolo sbaglio può avere un effetto disastroso sui tuoi profitti: pensa solo a cosa può succedere se commetti un refuso nella gestione dei pagamenti o delle ricevute. La buona notizia è che le soluzioni di prenotazione online come Regiondo sono progettate appositamente per automatizzare questi processi in modo affidabile ed efficace, così che tu possa gestire la tua impresa in tutta tranquillità.

Semplifica la gestione del calendario

Naturalmente, registrare correttamente le prenotazioni ricevute ed elaborare i pagamenti è solo una piccola parte del tuo lavoro. Fra le altre cose, devi programmare con attenzione le tue attività in base alle prenotazioni ricevute, alla disponibilità del tuo staff e a quella di eventuali attrezzature necessarie allo svolgimento delle tue esperienze (ad esempio, il numero di Segway per un tour in Segway). Gestire il calendario può essere una sfida per i professionisti del settore dei viaggi, soprattutto per quelle aziende offrono una multitudine di attività differenti. E cosa succede se c’è una cancellazione o se devi riprogrammare una determinata attività? Ovviamente devi rivedere completamente la tua programmazione!

Inutile dire che se svolgi questo compito manualmente, è facile commettere un errore che può portare all’overbooking o a doppie prenotazioni, con conseguente malcontento dei clienti, reclami e rimborsi. Inoltre, l’aggiornamento automatico delle tue disponibilità è necessario per essere presenti sulle OTA e sui reseller, il che è fondamentale per ottenere maggiore visibilità sul web.

Migliora la comunicazione con i clienti

Comunicare con i clienti è un’altra attività che assorbe molto tempo e risorse. Infatti, dialogare con i tuoi clienti per registrare le loro prenotazioni è solo l’inizio! Oltre a questo, devi anche:

• Inviare loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno per apprezzare appieno le attività che offri,
• Fornire un reminder della loro prenotazione in prossimità del giorno in cui si svolgerà il tour/attività per evitare un no-show,
• Invitarli a scrivere una recensione dopo che abbiano provato le tue esperienze.

Questi sono solo alcuni esempi di utilizzo che ci sono venuti in mente: a seconda delle peculiarità della tua azienda, è probabile che ci siano molte altre comunicazioni che devi inviare ai tuoi clienti. Se lo fai manualmente, il tuo team deve inviare decine di e-mail e fare decine di telefonate ogni giorno invece di dedicarsi a qualcosa di più produttivo. Con un software come Regiondo, puoi semplificare questo processo creando modelli per le conferme di prenotazione, le cancellazioni e le richieste di recensione, che verranno inviate automaticamente ai tuoi clienti in base alla data della loro prenotazione. A nostro modesto parere, questo è uno dei migliori vantaggi dei sistemi di prenotazione online.

Comprendi meglio le esigenze dei tuoi clienti

Capire i tuoi clienti è essenziale per gestire con successo un’azienda nel settore dei tour e delle attività. Devi sapere con precisione chi sono i tuoi clienti, cosa vogliono e come si comportano. Inoltre, è importante ricevere i loro feedback e utilizzarli per migliorare le tue strategie operative e di marketing. Ma raccogliere e analizzare i dati dei clienti può essere difficile, soprattutto se ti affidi a sistemi manuali come sondaggi, formulari o e-mail. Affidandoti a simili strumenti, potresti non ottenere un numero sufficiente di risposte, oppure le risposte potrebbero risultare imprecise.

Un sistema di prenotazione può aiutarti a capire meglio i tuoi clienti, tracciando e archiviando i dati di vendita e fornendoti report dettagliati. Il programma può raccogliere informazioni sui clienti come nome, e-mail, numero di telefono e prodotti acquistati. In aggiunta, può analizzare i dati e generare report per aiutarti a capire, tra le altre cose, quali rivenditori ti stanno aiutando a vendere un maggior numero di biglietti. Puoi sfruttare queste statistiche per migliorare la tua attività, ad esempio adattando i tuoi tour ed esperienze alle esigenze e ai desideri dei tuoi clienti. Puoi anche usarle per perfezionare la tua strategia di marketing creando campagne mirate o utilizzando recensioni e testimonianze per promuovere il tuo business.

Collega fra loro tutti i tuoi software

In qualità di tour operator o fornitore di attività, è probabile che utilizzi una vasta gamma di strumenti software per gestire la tua attività, come programmi CRM, di contabilità, di marketing e quant’altro. Ma l’utilizzo di più applicazioni può rivelarsi poco efficiente, soprattutto se non sono integrate tra loro. Potresti dover inserire più volte le stesse informazioni o passare da una piattaforma all’altra per completare una determinata operazione. Potresti anche dover fronteggiare problemi di compatibilità, incongruenze di dati o rischi per la sicurezza.

Un software di prenotazione funge da polo centrale per il tuo business, interfacciandosi con gli altri programmi che utilizzi. Ad esempio, puoi collegarlo al tuo servizio di email marketing preferito per inviare newsletter ai tuoi clienti. Inoltre, il channel manager di Regiondo si integra con oltre 200 OTA e rivenditori, in modo che tu possa gestire automaticamente tutte le tue offerte da un unico posto e aggiornare la tua disponibilità in tempo reale. Regiondo supporta anche Google Things To Do, il che ti permette di pubblicare gratuitamente le tue offerte sul famoso motore di ricerca!

Come sfruttare i vantaggi dei sistemi di prenotazione online

Nell’era digitale, i booking system online sono diventati uno strumento indispensabile. Questi programmi offrono numerosi vantaggi, come l’automazione dei processi di prenotazione, la semplificazione della gestione del calendario, il miglioramento della comunicazione con i clienti, la raccolta di informazioni preziose sulle vendite e la perfetta integrazione con altri strumenti software. Sfruttando le potenzialità di software come Regiondo, i professionisti del settore turistico possono risparmiare tempo, ridurre il rischio di commettere errori, incrementare le vendite e, infine, offrire ai clienti un’esperienza di qualità superiore. L’utilizzo di questi programmi non solo permette alle aziende di essere competitive nel panorama digitale, ma consente anche ai fornitori di tour e attività di concentrarsi sugli aspetti più importanti del proprio lavoro. Per saperne di più su Regiondo, prenota una demo gratuita con uno dei nostri consulenti.