Mitarbeitende führen, managen und inspirieren – Ein kompletter Leitfaden für Anbieter:innen von Tour- und Aktivitäten

In der Reisebranche, in der Kundenservice genauso wichtig ist, wie das Erlebnis, das du deinen Gästen bietest, ist ein effektives Personalmanagement der Schlüssel zum Erfolg. Deine Mitarbeiter:innen sind die Zahnräder, die dein Unternehmen am Laufen halten; sie sind das Aushängeschild deiner Marke und oft der Unterschied zwischen einer positiven und einer negativen Bewertung. Deswegen musst du dafür sorgen, dass diese Zahnräder gut geölt sind, dass jedes Teammitglied sein Bestes gibt und dass die gemeinsamen Ziele Kundenzufriedenheit und  Unternehmenswachstum konsequent erreicht werden.

Finden wir also zusammen die Best Practices, Insider Tipps und strategisch ausgeklügelten Züge, um dein Personalmanagement zu verbessern. In den Abschnitten unten findest du Erkenntnisse von Expert:innen der Branche, die von detaillierten Statistiken gestützt sind – und ja, du wirst auch entdecken, wie du Regiondo dazu benutzen kannst, diese Abläufe zu optimieren. Legen wir einfach direkt los!

Die richtigen Leute für den Job finden

Der Weg zu einem Team, das Spitzenleistungen erbringt, beginnt beim Einstellungsprozess. Im digitalen Zeitalter hat sich die Personalsuche über die Veröffentlichung einer Anzeige in der Lokalzeitung hinaus stark weiterentwickelt und umfasst nun eine breite Palette von Plattformen, Techniken und Methoden, um die idealen Kandidat:innen für dein Reiseunternehmen zu finden. Von der Stellenausschreibung über die Vorauswahl bis zum Vorstellungsgespräch zählt jeder Schritt. Schauen wir uns jedes dieser Elemente einmal genauer an.

Top-Plattformen für die Personalbeschaffung

Um das richtige Publikum zu erreichen, ist die Wahl der richtigen Webseite für die Veröffentlichung deiner Jobs entscheidend. Hier sind einige der leistungsfähigsten Plattformen für die Reise- und Aktivitätsbranche:

LinkedIn: Laut den neuesten Statistiken suchen jede Woche mehr als 61 Millionen Nutzer:innen aktiv nach einer neuen Stelle auf LinkedIn. Hier findest du erfahrene Fachkräfte und kannst deine Beziehungen im Netzwerk nutzen.

Indeed: Indeed ist die weltweit beliebteste Jobbörse und muss nicht weiter vorgestellt werden. Dank seiner Reichweite und fortschrittlichen Filter hilft es dir, die Bewerber:innen zu finden, die deinen Anforderungen entsprechen.

Glassdoor: Mehr als nur eine Jobbörse, ermöglicht es auch derzeitigen und ehemaligen Mitarbeiter:innen, ihre Erfahrungen mit deinem Unternehmen zu bewerten, was dir erlaubt, eine starke Marke als Arbeitgeber:in aufzubauen.

Branchenforen: Webseiten und Foren, die sich speziell mit der Reise- und Tourismusbranche befassen, können hochgradig spezialisierte Personen zum Vorschein bringen. Brauchst du ein paar gute Beispiele?

• Die Gruppe „Tour and Activity Operators Online and Growing“ auf LinkedIn;
• Die Gruppen „Tourpreneur for Tour Operators/Tour Professionals“ und „Tour Guides & Tour Managers“ auf Facebook.

So erstellst du die perfekte Stellenanzeige

Deine Stellenanzeige muss sowohl informativ als auch ansprechend sein: Schließlich stellt du nicht nur eine offene Stelle ein, sondern bietest auch eine Chance. Denke auch daran, dass laut einer Umfrage von Glassdoor 67 % der Bewerber:innen der Meinung sind, dass jede Stellenanzeige detaillierte Informationen zu Gehalt und Zusatzleistungen enthalten sollte.

• Stellenbezeichnung: Eindeutig und aussagekräftig, vermeide jedoch Branchenjargon.
• Stellenbeschreibung: Liste die Aufgaben und Zuständigkeiten in Stichpunkten auf, um das Lesen zu erleichtern.
• Qualifikationen: Führe die erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Nachweise auf.
• Kultur: Beschreibe die Unternehmenskultur und Werte, die damit einhergehen.
• Handlungsaufruf: Schließe die Ausschreibung mit einer eindeutigen Handlungsaufforderung ab, die den Bewerber:innen die nächsten Schritte an die Hand gibt.

Auswahl der Bewerber:innen

Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, musst du eine engere Auswahl treffen. Als Anhaltspunkt hierfür solltest du bedenken, dass die Wahrscheinlichkeit, dass aus einer Bewerbung ein Vorstellungsgespräch wird, bei etwa 8 % liegt. Vor diesem Hintergrund empfehlen wir dir, dich auf die folgenden Faktoren zu konzentrieren:

• Passende Qualifikationen: Verfügt der:die Bewerber:in über die in der Stellenausschreibung genannten Fähigkeiten?
• Erfahrung: Entspricht die Erfahrung des Bewerbers deinen Anforderungen?
• Anschreiben: Ein gut geschriebenes Anschreiben kann Aufschluss über die Begeisterung des Bewerbers und die Eignung für die Stelle geben.

Bewerbungsgespräche

Das Vorstellungsgespräch bietet dir die Möglichkeit, die Bewerber:innen über ihren Lebenslauf hinweg zu beurteilen. Es ist auch eine Gelegenheit, die zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu bewerten, ein entscheidender Faktor bei Positionen mit Kundenkontakt in der Reise- und Aktivitätsbranche.

Pro-Tipp: Scheue dich nicht, Bewerber:innen in mehreren Gesprächsrunden zu screenen! 51 % der Personalleiter:innen geben an, dass sie die besten Bewerber:innen in der Regel erst nach drei Gesprächsrunden finden.

• Vorbereitung: Bereite eine Auswahl an Fragen vor, die sowohl technische Fähigkeiten als auch Soft Skills in den Mittelpunkt stellen.
• Verhaltensbezogene Fragen: Nutze verhaltensorientierte Fragen, um herauszufinden, wie die Bewerber:innen sich in spezifischen Situationen auf der Arbeit verhalten würden.
• Passen zur Unternehmenskultur: Stelle Fragen, die dich entdecken lassen, ob der:die Kandidat:in zu deiner bestehenden Firmenkultur passen würden.

Onboarding

Ein gut organisierter Einarbeitungsprozess zusammen mit einer gründlichen Schulung stattet deine Mitarbeiter:innen nicht nur mit den notwendigen Fähigkeiten aus, sondern trägt auch dazu bei, ein Gefühl der Zugehörigkeit und Loyalität zu deinem Unternehmen zu entwickeln.

Die Einarbeitungsphase ist deine Chance, einen bleibenden ersten Eindruck bei deinen neuen Mitarbeiter:innen zu hinterlassen, und wenn wir „bleibend“ sagen, dann meinen wir das auch so. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage hat ergeben, dass 69 % der Mitarbeiter:innen eher bereit sind, mindestens 3 Jahre bei einem Unternehmen zu bleiben, wenn sie eine gute Einarbeitungsphase erlebt haben.

• Willkommenspaket: Ein persönliches oder digitales Paket mit wichtigen Unternehmensinformationen, Leitfäden und Ressourcen kann als praktisches Nachschlagewerk für neue Mitarbeiter:innen dienen.
• Einarbeitung: Stelle neue Mitarbeiter:innen den Teammitgliedern vor, führe sie durch den Arbeitsplatz und erläutere die Unternehmensrichtlinien.
• Erste Aufgaben: Einfach zu erledigende Aufgaben in der ersten Woche können ihnen helfen, sich produktiv und in den Arbeitsablauf eingebunden zu fühlen.
• Feedback-Schleife: Etabliere schon früh einen zweiseitigen Feedback-Mechanismus ein, damit sich neue Mitarbeiter:innen wohl fühlen, über ihre Erfahrungen sprechen und Fragen stellen können.

Schulungsarten

Schulungen sind nicht nur notwendig, um deinen Mitarbeiter:innen die nötigen Fähigkeiten zu vermitteln, sondern auch, um sie zu motivieren und zu beschäftigen! PWC hat herausgefunden, dass 74 % der Arbeitnehmer:innen gerne neue Fähigkeiten erlernen möchten, um ihre Karriereaussichten zu verbessern und ihr berufliches Potenzial zu steigern. Sehen wir uns die häufigsten Arten von Schulungen an, die du deinen Teams anbieten solltest:

• Sicherheitsschulung: Dies ist für Anbieter:innen von sportlichen Aktivitäten von entscheidender Bedeutung und sollte Notfallmaßnahmen, Erste Hilfe und die Verwendung von Sicherheitsausrüstung umfassen.
• Kundeninteraktionen: Die Mitarbeiter:innen müssen wissen, wie sie Gäste ansprechen, ihnen helfen und ihre Erwartungen erfüllen können. Diese Schulung kann alles von der Begrüßung bis zum Umgang mit schwierigen Situationen umfassen.
• Technische Fähigkeiten: Je nach Aufgabenbereich kann dies die Bedienung spezieller Geräte oder Software beinhalten. Zum Beispiel kann eine Schulung zur Verwaltung von Buchungen mit Regiondo unter diese Kategorie fallen.
• Unternehmensrichtlinien und deren Einhaltung: Diese Schulung gewährleistet, dass alle Mitarbeiter:innen die Unternehmens- und Branchenrichtlinien verstehen und einhalten.

Kommunikation und Zusammenarbeit im Team

In der Tour- und Aktivitätsbranche, in der die Aktivitäten oft über mehrere Standorte verteilt sind und in Echtzeit koordiniert werden müssen, ist eine reibungslose Kommunikation unerlässlich. In diesem Kapitel wird die Bedeutung von klarer Kommunikation hervorgehoben und wir empfehlen Tools und Methoden, die eine bessere Zusammenarbeit innerhalb deines Teams fördern können.

Die Bedeutung von eindeutiger Kommunikation

Egal, ob es um die Verteilung von Ressourcen oder den Austausch von Informationen über Sicherheitsprotokolle geht, eine effektive Kommunikation sorgt für einen reibungslosen Arbeitsablauf und zufriedenere Gäste. Darüber hinaus erhöht sie die Bindung der Mitarbeiter:innen an das Unternehmen um das 4,5-Fache. Sehen wir uns die anderen Vorteile an:

• Fehler verringern: Klare Kommunikation minimiert Missverständnisse und Fehler, was beim Umgang mit Gästen und Sicherheitsvorschriften von großer Wichtigkeit ist.
• Höhere Produktivität: Wenn alle an einem Strang ziehen, muss man weniger Zeit mit der Korrektur von Fehlern verbringen und hat mehr Zeit, die Arbeit zu erledigen.
• Stimmung im Team: Eine offene und transparente Kommunikation fördert das Gemeinschaftsgefühl und den gegenseitigen Respekt unter den Arbeitnehmer:innen, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führt.

Beste Tools für Teamzusammenarbeit

Im digitalen Zeitalter von heute gibt es mehr als genügend Tools, um die Kommunikation in Teams zu verbessern. Die Auswahl des richtigen für dich hängt von deinen spezifischen Anforderungen ab.

• Messaging- und Meeting-Apps: Programme wie Slack oder Microsoft Teams eignen sich hervorragend für die Kommunikation in Echtzeit und den Austausch von Dateien zwischen Teammitgliedern.
• Projektverwaltungssoftware: Tools wie Asana oder Trello helfen dabei, den Überblick über Aufgaben, Abgabetermine und Zuständigkeiten zu behalten und erleichtern die Koordinierung komplexer Aktivitäten.
• Interne Wikis: Mit Plattformen wie Confluence lässt sich eine interne Wissensdatenbank erstellen, in der Mitarbeiter Abläufe, Richtlinien und andere Ressourcen finden können.

Kundenfreundlichkeit und Interaktion mit dem Personal

Die Kontakte zwischen Mitarbeiter:innen und der Kundschaft sind das Lebenselixier deines Unternehmens. Von der ersten Begrüßung bis zur Verabschiedung spielt jeder Berührungspunkt eine Rolle für die Wahrnehmung deiner Marke.

Die Rolle der Mitarbeiter:innen bei Kundenbewertungen

Wusstest du, dass 99 % der Kunden und Kundinnen online Bewertungen lesen, bevor sie etwas im Internet kaufen? Und dass 49 % von ihnen Feedback von Fremden genauso viel vertrauen, wie das von Freunden, Freundinnen und ihrer Familie? Kundenbewertungen sind eines der stärksten Instrumente, die du für dein Marketing nutzen kannst, und deine Mitarbeiter:innen spielen eine entscheidende Rolle dabei, sie zu begünstigen.

• Bewertungen anfordern: Schule deine Mitarbeiter:innen darin, zufriedene Gäste zu ermutigen, positive Bewertungen online zu hinterlassen.
• Auf Probleme eingehen: Sofortiges Reagieren auf negative Erfahrungen kann nicht nur das Problem lösen, sondern auch verärgerte Kunden und Kundinnen in loyale Gäste verwandeln.
• Persönliches Follow-up: Persönliche Dankeschöns oder Sonderangebote können zu weiteren Besuchen anregen und lebenslange Unterstützung für deine Marke bewirken.

Nutze die CRM-Funktionen von Regiondo für einen personalisierten Service

Regiondo bietet zuverlässige CRM-Funktionen, die deinen Kundenservice entscheidend verbessern können:

• Kundenprofile: Verwende Regiondo, um detaillierte Kundenprofile zu erstellen, einschließlich vergangener Interaktionen und Vorlieben, um einen individualisierten Service zu bieten.
• Automatisierte Mitteilungen: Nutze die Automatisierungsfunktionen von Regiondo, um persönliche Erinnerungen, Bestätigungen und Follow-ups zu versenden.
• Datengestützte Informationen: Nutze Analysen, um Trends im Verhalten der Kundschaft, ihrer Vorlieben und ihres Feedbacks zu erkennen, damit deine Mitarbeiter:innen gezielte und sinnvolle Interaktionen anbieten können.

Effiziente Betriebsabläufe

Um effizient zu sein, musst du verschiedene Aspekte deines Betriebs optimieren, von der Ressourcenzuweisung über das Bestandsmanagement bis hin zum Buchungsprozess. In diesem Abschnitt gehen wir auf die Bedeutung dieser Elemente ein und zeigen, wie eine integrierte Unternehmensplattform wie Regiondo als zentraler Knotenpunkt für die Verwaltung aller Aspekte deines Unternehmens dienen kann.

Zuweisung von Ressourcen und Inventar-Management

Eine optimale Ressourcenzuweisung und effiziente Bestandsverwaltung sind der Schlüssel zur langfristigen Nachhaltigkeit des Unternehmens.

• Vorhersage von Ressourcen: Nutzung von historischen Daten zur Vorhersage des Ressourcenbedarfs in Spitzen- und Nebensaisonen.
• Automatische Bestands-Updates: Regiondo kann die Verfügbarkeit von Ressourcen automatisch und in Echtzeit aktualisieren, sodass du dich leicht an Änderungen der Nachfrage anpassen und Überbuchungen vermeiden kannst.

Den Buchungsvorgang optimieren

Ein reibungsloses Buchungserlebnis ist ein unterschätzter, aber absolut kritischer Aspekt, wenn es um Kundenzufriedenheit geht. Außerdem schafft es mehr Zeit für deine Mitarbeiter:innen, sodass sie sich auf die wichtigsten Aufgaben deines Betriebs fokussieren können.

• Handyfreundliche Benutzeroberfläche: Stelle sicher, dass dein Buchungssystem auf mobilen Endgeräten leicht zu bedienen ist.
• Optimiere Bezahloptionen: Biete mehrere Zahlungsarten an, um den Kauf zu erleichtern.
• Automatische Bestätigungen: Eine sofortige E-Mail-Bestätigung kann deiner Kundschaft ein Gefühl der Sicherheit vermitteln.

Fazit

Zum Abschluss dieses umfassenden Leitfadens wird deutlich, dass Personalmanagement für mittelgroße bis große Tour- und Aktivitätsanbieter keine leichte Aufgabe ist. Es schließt ein breites Spektrum an Aufgaben und Verantwortlichkeiten ein – von der Einstellung und Schulung der Mitarbeiter:innen bis hin zum täglichen Betrieb und Leistungsmanagement. Jede Facette ist von entscheidender Bedeutung und trägt zum komplizierten Mosaik eines erfolgreichen, florierenden Unternehmens bei.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Deine Mitarbeiter:innen sind dein wichtigstes Asset. Wähle sie sorgfältig aus und biete eine umfassende Einarbeitung.
• Ob innerhalb des Teams oder mit deinen Gästen – gute Kommunikation ist das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens.
• Mitarbeiter:innen spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung des Kundenerlebnisses. Ein individueller Service, der durch die Funktionen von Regiondo CRM unterstützt wird, kann dich von deiner Konkurrenz abgrenzen.
• Ein gut durchdachtes System der Leistungsbeurteilung und Motivation kann die Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter:innen erheblich verbessern.
• Beim Optimieren von Abläufen geht es nicht nur darum, Kosten zu senken, sondern auch darum, Ressourcen sinnvoll einzusetzen und dafür zu sorgen, dass deine Mitarbeiter:innen über die nötigen Tools verfügen, um Spitzenleistungen zu erbringen.

Wir hoffen, dass unsere Tipps dir das nötige Know-how vermitteln, um dein Team in die Lage zu versetzen, die Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen und dein Unternehmen zu noch nie dagewesenem Erfolg zu führen! Wenn du mehr über Regiondo erfahren möchtest, kannst du gerne eine Demo mit einem unserer Berater:innen vereinbaren.