La experiencia a la hora de seleccionar el gestor de canales correcto está, con frecuencia, llena de desafíos: los operadores tienen que atravesar un panorama lleno de opciones diferentes, cada una de ellas prometiendo un rango de diferentes características y beneficios. En este artículo, vamos a estudiar de cerca todos los elementos que deberías analizar antes de tomar una decisión tan crítica. Al entender los matices de esta decisión, podrás equiparte con una herramienta que no solo cumpla con tus necesidades actuales, sino que además pavimente el camino de un crecimiento y éxito futuro. Y sin más, vamos a profundizar en ello.
Entender los gestores de canales
En esencia, un gestor de canales es una solución de software diseñada para simplificar el proceso de gestionar y distribuir el inventario de tours y actividades a través de múltiples plataformas online. En otras palabras, esta herramienta actúa como punto central donde los operadores pueden controlar la disponibilidad, precio y reservas desde una variedad de canales, incluyendo las agencias de viaje online (OTA), su propia página web y las reservas fuera de internet. Al automatizar este proceso, los gestores de canales reducen significativamente el riesgo de duplicar las reservas y asegurar unas operaciones fluidas.
En el sector de tours y actividades, los gestores de canales juegan un rol polifacético. Lo primero y principal, como ya hemos mencionado anteriormente, facilitan la sincronización en tiempo real de los inventarios de todos los canales. Esto significa que cada cambio en la disponibilidad o en el precio se refleja instantáneamente en todas partes, eliminando las inconsistencias que pueden conllevar la insatisfacción del cliente. Por ejemplo, si hay disponibles 14 plazas en una de tus actividades y recibes una reserva a través de tu página web oficial, el gestor de canales se asegurará de que tanto tu página como tu listado en las OTA indiquen que la disponibilidad actualizada ahora mismo es de 13 plazas. Además, proporcionan a los operadores ideas muy valiosos con respecto a los patrones de reservas, ayudándoles a tomar decisiones basadas en los datos con el fin de optimizar sus ofertas y maximizar los ingresos.
Características clave y función de un gestor de canales
A la hora de evaluar los gestores de canales, existen ciertas características y funciones que destacan como particularmente esenciales:
- Sincronización en tiempo real: Esta es la piedra angular de todo gestor de canales. Garantiza que todos los canales se actualizan instantáneamente para reflejar los cambios en las reservas, disponibilidad y tarifas.
- Amplia gama de integraciones: Un gestor de canales robusto debería integrarse fluidamente con una gran variedad de plataformas de reservas, pasarelas de pago y sistemas administrativos.
- Interfaz de uso sencillo: La plataforma debería ser intuitive y fácil de navegar, minimizando la curva de aprendizaje y los errores operativos.
- Informes y analíticas: Unas herramientas exhaustivas informativas que proporcionen las perspectivas adecuadas sobre las ventas, comportamiento del cliente y rendimiento de los canales son críticas para tomar decisiones documentadas.
- Personalización y flexibilidad: La capacidad de ajustar las configuraciones para satisfacer las necesidades específicas del negocio (como definir precios diferentes en canales distintos) es clave para maximizar tus beneficios.
- Atención al cliente: Una atención al cliente eficiente es esencial, especialmente en un área donde las respuestas en el momento oportuno pueden marcar una gran diferencia.
- Móvil: Con el incremento en el uso de los dispositivos móviles, un gestor de canales con una interfaz receptiva (es decir, su diseño se adapta automáticamente a las pantallas de todos los tamaños y formas, desde monitores grandes a smartphones) permite una gestión sobre la marcha creando un factor clave para la dinámica de los operadores de tours y actividades.
Evaluar las necesidades de tu negocio
El primer paso para seleccionar un gestor de canales es realizar una evaluación minuciosa de las necesidades únicas de tu compañía. Considera lo siguiente:
- Tamaño y ámbito de las operaciones: ¿Gestionas una compañía de tamaño medio o una empresa de tours locales, o una con grandes operaciones con actividades y destinos múltiples? Tu escala operativa influenciará la complejidad y capacidades requeridas en un gestor de canales.
- Tipo de actividades ofrecidas: Los tipos de experiencia que ofreces, ya sean tours diarios, eventos de temporada o actividades deportivas, determinar las funciones que necesitas como un administrador de calendario, tarifas dinámicas o personalización de paquetes.
- Canales de distribución utilizados: Analiza qué canales de distribución (OTA, reservas directas, distribuidores) utilizas actualmente o planeas utilizar, ya que tu gestor de canales debería integrarse fluidamente en cada uno de ellos.
- Compatibilidad técnica: Piensa en la tecnología que ya tienes. Un gestor de canales ideal debería integrarse de manera fluida con tus sistemas actuales, como el CRM, las pasarelas de pago y el software de reservas.
- Planes de crecimiento: Si planeas expandir tus ofertas u operaciones, elige un gestor de canales que se pueda desarrollar por si tienes que cambiar las necesidades de tu negocio.
El gestor de canales de Regiondo es compatible con más de 200 canales de distribución, oscilando entre las OTA principales como Viator y GetYourGuide a DMO y distribuidores locales. Puedes consultar la lista completa aquí.
Cómo elegir el gestor de canales adecuado
Cuando se selecciona un gestor de canales, es crítico evaluar sus características claves para garantizar que coinciden con los objetivos de tu negocio.
Capacidades de integración con sistemas existentes
Un gestor de canales debería integrarse fluidamente con los sistemas existentes para crear un marco de trabajo operativo coherente.
- Compatibilidad con el software actual: Verifica que el gestor de canales puede conectarse fácilmente a tu sistema de reservas existente, CRM, software de contabilidad y pasarelas de pago.
- API: Un gestor de canales con una API flexible y robusta permite integraciones más personalizadas para cumplir con necesidades específicas y mejorar las funciones en general.
- Sincronización de datos: La sincronización de datos efectiva a través de todas las plataformas, incluyendo las actualizaciones en tiempo real de reservas y cancelaciones, es esencial para una gestión precisa.
El gestor de canales de Regiondo está creado originariamente en la solución de reservas todo en uno de Regiondo, lo que incluye un sistema de reservas, CRM, una aplicación de escaneo de entradas y mucho más. Además, la plataforma se puede conectar fácilmente a más de 3.000 aplicaciones, oscilando desde los sistemas de gestión de contenido a los proveedores de servicios de pago. Y, por último, pero no por eso menos importante, su poderosa API te permite crear tus propias integraciones y garantizar que toda la información relacionada con tus reservas está siempre sincronizada en tiempo real.
Interfaz del usuario y usabilidad
La facilidad de uso del gestor de canales tiene un impacto significativo en la eficiencia de tu equipo.
- Diseño intuitive: Una interfaz intuitiva, de uso sencillo reduce el tiempo de formación y minimiza los errores.
- Personalización: La capacidad de personalizar los paneles de control y los informes para satisfacer las necesidades de tu equipo pueden mejorar en gran medida la experiencia del usuario.
- Móvil: Con la necesidad creciente de la gestión sobre la marcha, una interfaz adaptada a los dispositivos móviles es notablemente beneficioso.
Como se ha demostrado con muchas de nuestras reseñas positivas, la facilidad de uso de Regiondo es inigualable. Las plataformas presentan un diseño adaptable que te permite ejecutar tu negocio desde la comodidad de tu smartphone, además puedes personalizar el diseño de la sección de gestión de reservas para que te muestre solo la información que es verdaderamente importante para tu negocio.
Apoyo y formación
El apoyo y la formación de calidad son esenciales para maximizar los beneficios de un gestor de canales. Busca:
- Formación: Los proveedores deben ofrecer una formación minuciosa para garantizar que su equipo puede aprovechar al máximo las capacidades del sistema.
- Atención al cliente: Atención al cliente eficiente y accesible, incluyendo el chat en directo, correo electrónico y ayuda por teléfono que es esencial para resolver los problemas rápidamente.
- Aprendiza continuo: Acceso a recursos como cursos, guías paso a paso y artículos de blog que te ayudarán a estar al día de las mejores prácticas y las nuevas funciones.
Nunca se han dejado solos a los clientes de Regiondo y han recibido una formación exhaustiva para utilizar nuestra plataforma en todo su potencial. El equipo de incorporación te orientará en cada paso de configuración de Regiondo, mientras que el personal de éxito del cliente se pondrá en contacto contigo proactivamente para compartir las mejores estrategias con el fin de simplificar tus operaciones y maximizar los ingresos. Si necesitas ayuda, el equipo de apoyo estará encantado de responder cualquier duda o resolver los problemas que pudieran surgirte. Y, por último, pero no por ello menos importante, encontrarás una gran cantidad de cursos útiles en nuestra página web a través de los artículos de la base de conocimiento y los publicaciones del blog.
Flexibilidad y capacidad de ampliación
Tu gestor de canales debería adaptar el crecimiento de tu negocio y de las necesidades evolutivas.
- Escalabilidad: La capacidad de gestionar volúmenes incrementados de reservas y expandirse en nuevos mercados sin problemas de rendimiento.
- Mejora de funciones: Busca un gestor de canales que actualice habitualmente sus funciones para estar al día de las tendencias del sector y las necesidades del usuario.
- Personalización: Cuanto más puedas adaptar el sistema a tu modelo de negocio en evolución, más valor proporcionarás.
La plataforma de Regiondo está actualizándose constantemente con nuevas funciones que mejoran la experiencia del cliente tanto para los proveedores de tours y actividades como para sus clientes. Profundiza en todos los cambios que hemos introducido en los últimos meses haciendo clic aquí.
Análisis coste-beneficio
Un análisis coste-beneficio minucioso, conlleva entender los modelos de tarifas, calcular la rentabilidad de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés), y sopesar los beneficios a largo plazo frente a los costes a corto plazo.
Modelos de tarifas del gestor de canales
Generalmente, los gestores de canales siguen varios modelos de tarifas, entendiendo que es clave para tomar decisiones documentadas:
- Modelos basados en las suscripciones: Habitualmente, los proveedores cobran una cuota mensual o anual. Esta tarifa puede variar según el número de reservas y funciones incluidas o el tamaño de tu negocio.
- Modelos basados en comisiones: Muchos gestores de canales cobran una comisión por cada reserva realizada a través de su sistema.
- Estructuras de tarifas escalonadas: Los proveedores pueden ofrecer diferentes tarifas con niveles variados de funciones y soporte. Evalúa que nivel se ajusta más a tus necesidades y presupuesto.
Calcular la rentabilidad de la inversión (ROI)
Para determinar el ROI de un gestor de canales, debemos considerar las ganancias financieras directas y los beneficios indirectos:
- Ganancias financieras directas: Ten en cuenta el incremento esperado de reservas e ingresos debido a la presencia online y a la eficiencia mejorada.
- Ahorro de tiempo: Evalúa el tiempo ahorrado en las tareas manuales que ahora se pueden dedicar a actividades más estratégicas.
- Reducción de reservas duplicadas y errores: Estima el ahorro al minimizar las reservas duplicadas y los errores operativos.
Beneficios a largo plazo frente a costes a corto plazo
A la hora de evaluar los gestores de canales, es importante considerar los beneficios de las estrategias a largo plazo, no solo los costes iniciales:
- Escalabilidad: Un gestor de canales integral como Regiondo que ofrece capacidad de ampliación y funciones avanzadas podría ser más rentable a largo plazo a medida que tu negocio crece.
- Eficiencia futura: Invertir en un sistema que se actualiza continuamente y que se adapta a los cambios del sector puede proporcionar un valor duradero.
- Experiencia del cliente mejorada: Un gestor de canales que proporciona una experiencia mejor al cliente puede incrementar la lealtad del cliente y repetir experiencias, lo que son en resumen beneficios a largo plazo valiosos.
Leer las reseñas y conseguir opiniones
Recoger opiniones y comentarios desde una multitud de fuentes garantiza una visión global de las opciones disponibles y te ayudará a identificar el gestor de canales que ha demostrado trabajar con eficacia entre los operadores con perfiles de negocio y necesidades similares.
La importancia de las reseñas y los testimonios
Las reseñas y los testimonios proporcionan perspectivas del mundo real sobre cómo los gestores de canales trabajan en diferentes situaciones:
- Experiencia del usuario: Las reseñas pueden aclarar la facilidad de uso del gestor de canales y su viabilidad en las operaciones del día a día.
- Calidad de la atención al cliente: A menudo las reseñas destacan la respuesta y efectividad de la atención al cliente del proveedor.
- Fiabilidad y rendimiento: Los comentarios de los usuarios actuales pueden revelar la fiabilidad del sistema durante horas punta y su rendimiento general.
Puedes consultar las reseñas estelares de Regiondo en Google y Capterra.
Tener contacto con colegas del sector y participar en foros puede proporcionar ideas más profundas y personalizadas:
- Eventos de colaboración y ferias: Estas son oportunidades excelentes para hablar directamente con tus homólogos que hayan experimentado de primera mano diferentes gestores de canales.
- Foros online y grupos en redes sociales: Plataformas como los grupos de LinkedIn o foros específicos del sector son valiosos para reunir opiniones y consejos sin filtrar.
- Estudios de casos e historias de éxito: Busca estudios de casos detallados o historias de éxito publicadas en los gestores de canales que, por lo general, incluyen opiniones cálidas de los clientes.
Descubre cómo Regiondo ha ayudado a miles de proveedores de tours y actividades a ahorrar tiempo, gestionar sus reservas y vender más entradas, leyendo nuestras historias de éxito. Puedes encontrarlas todas aquí.
Tomar la decisión
Como ya hemos comentado a través de esta guía, elegir el gestor de canales adecuado es una decisión muy importante que requiere una consideración minuciosa. Esta sección final proporciona una lista de comprobación para orientarte a través del proceso de selección y describe los pasos para lograr una implementación fluida.
Lista de comprobación: Cómo elegir el gestor de canales perfecto
☐ Alineación de funciones: Como hemos mencionado en muchas ocasiones, asegúrate de que el gestor de canales se alinea con las necesidades que identifican tu negocio.
☐ Compatibilidad en la integración: Verifica que el sistema integra fluidamente tus herramientas y software existente.
☐ Efectividad de coste: Evalúa el modelo de tarifas en comparación con tu presupuesto y tu ROI esperado.
☐ Reseñas y comentarios de los usuarios: Considera las perspectivas obtenidas por las reseñas de los usuarios, los testimonios y los comentarios de los colegas.
☐ Adaptabilidad y escalabilidad: Evalúa la capacidad del gestor de canales para adaptarse a los cambios del mercado y ampliarse a medida que tu negocio crece.
☐ Reputación del vendedor y atención al cliente: Revisa la reputación del proveedor en la industria y la calidad de la atención al cliente que ofrece.
Lista de comprobación para una implementación fluida
☐ Desarrolla un plan de implementación: Diseña un plan claro con cronogramas para el proceso de implementación, incluyendo la configuración del sistema, integraciones y migración de datos.
☐ Forma a tu equipo: Organiza una formación exhaustiva para tu equipo con el fin de garantizar que se encuentren cómodos y controlen el nuevo sistema.
☐ Prueba minuciosamente el sistema: Realiza una prueba minuciosa para identificar y resolver cualquier problema antes de ponerlo en marcha.
☐ Planea la migración de datos: Si vas a migrar datos desde un sistema antiguo, planéalo cuidadosamente para asegurarte de que no se pierden datos y se causa la mínima alteración.
☐ Establece un protocolo de soporte: Define un protocolo para un soporte continuo, como, por ejemplo, a quién dirigirse según los diferentes tipos de problemas y cómo acceder a los recursos de ayuda.
☐ Comunícate con el personal y los accionistas: Mantén a todos los participantes más importantes, especialmente empleados y socios, informados sobre el cambio y cómo beneficiará a las operaciones.
☐ Supervisa y ajusta después de la implementación: Después de la implementación, supervise de cerca el rendimiento del sistema y las opiniones de los usuarios, haciendo los ajustes que sean necesarios.
Conclusión
En resumen, seleccionar un gestor de canales debe ser un proceso minucioso y documentado. Al considerar los puntos que hemos comentado, podrás tomar una decisión que no solo abarcará tus necesidades operativas inmediatas, sino que también colocará tu negocio en dirección al éxito prolongado en el sector en continuo cambio de los tours y actividades.
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